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3 consejos para no perder el tiempo en su empresa con e-mails, reuniones y redes sociales

3 consejos para no perder el tiempo en su empresa con e-mails, reuniones y redes socialesSi eliminase de su vida el correo electrónico, las redes sociales y las reuniones, ¿cuánto tiempo tendría para el resto de su trabajo? Estos tres elementos son herramientas básicas de trabajo por un lado, pero potenciales destructores de productividad por otro. Esto significa que debe moverse muy bien entre la fina línea que separa la participación de la eficiencia y la posibilidad de verse atrapado en interminables discusiones.

Para simplificar cada una de estas tres tareas básicas, aquí hay un puñado de consejos e ideas:

1. Correo electrónico: no lo consulte a primera hora de la mañana. Sid Savara explica que el problema en revisar su correo a primera hora no es el tiempo que invierte en ello, sino en que no vea esta tarea como algo de baja prioridad. Esto es así porque usted aún no ha decidido cuáles de sus tareas tienen una alta prioridad. Esfuércese por escribir correos electrónicos concisos. Puede parecer algo obvio, pero la mayoría aún no cumple esta regla de oro. Una escritura poco clara en su correo podría generar una larga cadena de respuestas y contrarespuestas. Además, los usuarios de Gmail tienen una ventaja con las carpetas de prioridad. Según Fast Company, los empleados que tenían esta bandeja de prioridad invirtieron un 6% menos de tiempo en leer su correo y un 13% menos leyendo cosas sin importancia frente a los que no la tenían.

2. Medios de comunicación social: trate estos medios como su embajada digital. Tyler Tervooren aconseja cultivar las relaciones sociales de tal modo que tengan sentido y sea beneficioso, pero sin que se conviertan en una segunda residencia. Además todas las interacciones en los medios sociales no son iguales. Del mismo modo que damos prioridad a las tareas por hacer, tenemos que priorizar con quien nos comunicamos y pasamos nuestro tiempo en consecuencia. Estar abierto a nuevas interacciones es esencial, pero debe ser sopesado frente al hecho de que tenemos limitaciones de tiempo y energía. Una de las cosas buenas sobre los medios sociales es que no necesita estas 24 horas al día, ni 7 días a la semana. Así que déjelo estar, puede revisarlo más tarde.

3. Reuniones: antes de programar una reunión, piense si realmente es necesario. Es cierto que muchas cuestiones se resuelven mucho más rápido con un encuentro cara a cara o una llamada de teléfono. Pero si la reunión tiene que producirse, asegúrese de quién necesita estar ahí exactamente. Además, fije el tiempo invertido. Una vez que decida que la reunión es necesaria, sea realista estableciendo el calendario. La mayoría de reuniones improvisadas se llevan a cabo en 10 minutos y sin embargo si la reunión está fijada formalmente en un calendario, tiende incrementarse 30 ó 60 minutos. Lo ideal es que las reuniones tengan un punto de inicio y terminen lo más rápidamente posible. Por último, tenga un papel activo conduciendo la reunión. Gran parte de la pérdida de tiempo en estas reuniones se debe a que falta liderazgo. Ya que usted está fijando la reunión, hágase cargo de ella. Indique el objetivo de la misma, tome notas si es necesario y marque los pasos hasta el final. Esto le salvará de pasar aún más tiempo en reuniones.

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