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Groupware

El groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes.

¿Para qué sirve el groupware?

  • Comunicación: es la función más importante del groupware, ya que es el medio en que la información es compartida.
  • Colaboración: utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las asambleas tradicionales como el lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información.
  • Coordinación: es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución.

Características del groupware

  • Autenticación y registro: existe una manera única de acceder al software colaborativo, registros de quién hace qué y registros que cumplen con los requisitos legales de descubrimiento.
  • Comunicación: herramientas de chat, grupos de discusión encadenados, buzones de correo privados
  • Trabajo interactivo: encuestas, edición de archivos en tiempo real, gestión de tareas compartidas
  • Capacidad de detección: almacenamiento central de archivos y activos de información respaldado por una sólida herramienta de búsqueda.
  • Flujos de trabajo coordinados: procesos administrados por el software colaborativo que manejan aprobaciones, revisiones, corrección de pruebas, etc., así como el soporte para los procesos de gestión de proyectos.
  • Gestión del conocimiento empresarial: wikis internos, documentos de referencia protegidos, marcadores de grupo, repositorios de contraseñas compartidas, historiales de control de versiones
  • Gestión de la reputación y el compromiso social: grupos de usuarios, insignias de perfil, personalización del perfil por parte de los usuarios, gamificación a través de los niveles de usuario y concursos de participación del usuario.

Ventajas del groupware

  • Espacios para el trabajo colaborativo, independientemente de la zona geográfica en que se encuentren las diferentes organizaciones, compartiendo información y comunicación permitiendo llevar a cabo proyectos que sean comunes.
  • Información disponible del proyecto que se está llevando a cabo y comunicación permanente para los componentes del proyecto en cualquier instante de tiempo, gracias a que se encuentra dentro del servidor del groupware.
  • Disponibilidad para el almacenamiento de información en el desarrollo de los proyectos de trabajo colaborativo.
  • Con acceso a la Web es posible tener un espacio de trabajo donde se puede llevar a cabo el manejo de la información.
  • Permite el acceso a reuniones o citas entre los participantes, en encuentros virtuales interactivos.

Desventajas de groupware

  • Es un programa poco confiable porque depende de un servidor. Cuando Internet no funciona, el servidor no puede permitir que nadie use el programa.
  • No permite el uso de comunicación no verbal entre los usuarios. Esto plantea un gran desafío para la organización, ya que esta forma de comunicación siempre se prefiere a otras. Es simple y fácil de usar para todas las partes interesadas.
  • Promueve la dependencia excesiva de un proveedor de groupware en particular. Debido a los problemas logísticos y de seguridad involucrados, es apropiado que el usuario solo confíe en un proveedor para la producción, transporte e instalación del programa

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