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Timing

El timing consiste en organizar, planificar y desarrollar una serie de acciones, actividades o tareas dentro de un marco temporal para llevar a cabo una estrategia de la mejor manera posible. Define el período de tiempo de un proyecto concreto.

¿Para qué sirve un timing?

Sirve para hacer una previsión del tiempo de ejecución que llevará cada una de las tareas involucradas, así podemos adelantarnos, definir y preparar toda la documentación que se necesitará en cada fase del proyecto, evitando la improvisación, los imprevistos, despistes y demoras. Lo que ayuda a cumplir los plazos de entrega y en su defecto saber las causas del incumplimiento del mismo.

¿Cómo hacer un timing?

  • Definir todas las actividades: es importante listar todas las acciones que se deben llevar a cabo para que el proyecto salga a la luz para ello es importante reunirse con el supervisor de cada una de las partes para que nos ayude a realizar un listado lo más completo posible.
  • Relacionar las actividades entre sí: el siguiente paso es saber qué relación existe entre cada una de las actividades ya que, es posible, que algunas dependan de otras.
  • Definir plazos: ahora toca definir el tiempo estimado para cada una de las tareas. Los tiempos tienen que ser realistas, ya que marcarán el ritmo de todo el cronograma. Estos tiempos nos ayudarán a controlar si cada una de las tareas se está llevando a cabo cuando realmente toca y en el tiempo previsto.
  • Realizar el cronograma: con todo lo anterior bien definido, es el momento de pasar esa información al papel en forma de cronograma. A este cronograma, tendremos que añadirle los recursos que precisa cada tarea, y unos pequeños márgenes por si necesitamos un poco más de tiempo.
  • Ir reajustando el cronograma: El cronograma no puede convertirse en un recurso estático. Hay que ir realizando ajustes conforme veamos que se producen desajustes, se incluyen nuevas tareas o se tienen que reasignar los recursos.

Tipos de timing

  • Timing de Pert: este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de entrega. Esta distribución suele ser acompañada por flechas para establecer relaciones de causalidad o dependencia entre las tareas.
  • Timing de hitos: Agrupa los puntos o etapas clave de un proyecto. Pueden ser tareas esenciales, fechas de entregas o reuniones importantes. Por tanto, en este cronograma no se incluyen todas las tareas o acciones sino aquellas más relevantes. Funciona como referencia para monitorear el proyecto, marcando en tiempo real aquellas etapas que se vayan alcanzando.
  • Timing de Gantt: la distribución de las tareas es en forma de barra temporal. Mientras más extensa, más tiempo requiere la acción. Esta diagramación facilita el monitoreo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y la fecha de comienzo y entrega del proyecto. Es el más utilizado.

Ejemplos de acciones y tiempos a desarrollar en un timing

  • Comunicación con cliente.
  • Estudio previo.
  • Realización de encuestas.
  • Análisis del mercado, de la marca y análisis de encuestas.
  • Presentación del proyecto.
  • Preparar y programar la comunicación entre distribuidores, productores…
  • Crear la campaña en locales
  • Preparar la campaña para los medios
  • Preparar el stand de tienda para la presentación
  • Diseño del sitio web a medida.
  • Seguimiento en las publicaciones del blog, y redes sociales.

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