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O. Gani (Hogarth Worldwide): "El mayor desafío para un digital project manager es gestionar las expectativas del cliente"

osmanSegún un estudio realizado por Inesdi y la consultora digital Incipy, el perfil del digital project manager o jefe de proyecto digital deberá ser incorporado a las empresas españolas en los próximos años. Sin embargo, en países como Reino Unido y Estados Unidos es una posición bastante consolidada y muy reconocida por las empresas.

Osman Gani, ha liderado proyectos para grandes clientes como Mulberry, Toshiba, Hewlett Packard o Proctor and Gamble, es además senior engagement manager de la consultora Hogarth Worldwide, y director de Proyectos y Producción de Route Digital en Londres. Gani nos ha contado en exclusiva un poco más sobre éste nuevo perfil creado a raíz de la digitalización de los negocios.

¿Qué trabajo desempeña un jefe de proyecto digital o digital project manager (DPM) y por qué este perfil es tan importante hoy en día?
El digital project manager es el motor para entregar exitosamente un proyecto. Este rol es clave, ya que sin él, se echaría en falta la documentación, la comunicación, la gestión del presupuesto, y el cliente no tendría ningún punto de acceso al proyecto en caso de fallo. El DPM toma el control de estos puntos y finalmente da seguridad al dueño del proyecto o cliente de que el proyecto puede ser entregado a tiempo y bien presupuestado.

¿En qué clase de proyectos trabaja un DPM?
Trabaja inmerso en la creación y construcción de páginas web, desde pequeñas microsites hasta plataformas e-commerce complejas, campañas de email y newsletters, banners con animación flash, perfiles de social media elaborados y creativos, aplicaciones móviles, así como cualquier actualización que se necesite en los proyectos antes mencionados.

¿Cuál es el mayor desafío para un DPM?
Asegurarse de que los proyectos se ajusten al alcance, es decir, ser realistas con el tiempo y el control de los presupuestos, son los desafíos diarios de un DPM. Sin embargo, el mayor desafío es sobre todo la gestión de las expectativas del cliente y el proceso de retroalimentación.

¿Qué tipo de riesgos suele afrontar un DPM?
Los riesgos típicos incluyen la incomprensión de los requerimientos y por tanto, correr el riesgo de que el proyecto vaya por encima del presupuesto acordado o sobrepase el plazo de entrega original.

¿Qué tipo de cualidades y atributos debería tener un DPM para ser un buen líder?
La mayor cualidad que un DPM debería tener es ser altamente organizado, ser capaz de mantener la calma en ambientes a menudo caóticos y ofrecer confianza a su equipo y a los clientes para que éstos sientan que la entrega está bajo control.

¿Qué tan importante es seguir una metodología en un proyecto?
No es tan importante como solía ser. Lo que una metodología provee es una estructura, pero ésta puede ser aprendida a través de la experiencia en los puestos más bajos de la gestión de proyectos. Para mí, sobre todo, es más importante entender el proceso y tener experiencia.

¿Qué proceso debe cumplir un proyecto digital?
Típicamente es un proceso de cinco pasos que cubre la mayoría, sino son todos los proyectos digitales, estos son: descubrimiento (Requisitos), planificación (UX/Parte creativa), producción (diseño/desarrollo), implementación (testing/lanzamiento) y de mantenimiento (Soporte).

¿Por qué la documentación es un aspecto clave del proyecto?
La mentalidad de un project manager debe ser siempre documentar el estado del proyecto, de esta manera, el proyecto puede seguir su curso en caso de que hubiera algún cambio de jefe de proyecto. Tomarse el tiempo para documentar las etapas iniciales, los requerimientos y el alcance es crítico para el éxito de los proyectos. Sin esta documentación los clientes, y el equipo interno no entenderán que se ha requerido y por tanto, se incrementará el riesgo de fallo.

¿Cómo podemos garantizar que el tiempo asignado a un proyecto será suficiente?
Hay solo dos opciones para gestionar el tiempo con precisión. Primero la experiencia, si tú has hecho el mismo tipo de proyectos una y otra vez, un jefe de proyecto puede fácilmente estimar los requerimientos y dar confianza al cliente. En segundo lugar, acordando con el cliente al principio del proyecto hitos, donde el tiempo y costos son enmendados si es necesario. Esto es típicamente revisado en la primera fase de descubrimiento, y una vez el alcance ha sido confirmado.

Hablemos del equipo de trabajo y de la responsabilidad de cada miembro para conseguir un proyecto exitoso. ¿Qué trabajo se debería cumplir durante el proceso?
Uno de los aspectos más importantes de entregar un proyecto exitoso es mantener una buena comunicación a lo largo del proceso. Es decir, reunirse regularmente y mantener a las partes interesadas informadas te da una gran oportunidad de conseguir una entrega satisfactoria. Las personas claves del equipo deben además, ser activos en sus funciones de una manera proactiva. Hay que recordar en todo momento que se trata de trabajo en equipo y no del éxito del responsable del proyecto. Sin el equipo involucrado en el proceso, ningún proyecto será exitoso.

¿Cómo debería ser estimado el presupuesto?
OG: La mejor manera de estimar el presupuesto es entiendo el alcance del proyecto y después confirmar los requerimientos con el equipo del proyecto. Este es una parte clave, y un buen responsable de proyecto añadirá siempre alguna tolerancia o costo extra en caso que sea requerido

¿Qué software recomiendas para la gestión de proyectos digitales?
Microsoft Project o Gantter (Google App) son útiles como herramientas de planificación, o bien plantillas de gestión de proyectos, tales como documentos de alcance, reportes de estado, etc.

Por Esperanza Pariente (@espe_pr)

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