Digital

Cómo optimizar su trabajo gracias a herramientas digitales

Trucos infalibles para organizar con éxito el trabajo en agencias digitales

Distintas herramientas pueden ser de gran ayuda para gestionar aspectos como organización, contraseñas o permisos dentro de las agencias digitales.

La mejor noticia para cualquier agencia es que su cartera de clientes no deje de crecer. Sin embargo, esta circunstancia también presenta un gran reto, ya que cuando el volumen de trabajo crece, la coordinación de tareas y equipos se vuelve más compleja.

Por eso, lo mejor que pueden hacer las agencias es beneficiarse de las herramientas que la tecnología digital pone a su disposición y que, administradas sabiamente, pueden resultar en una verdadera ventaja competitiva.

¡Que no se escape ningún detalle! Organizar las tareas y flujos de trabajo de manera efectiva

La creatividad también se cultiva. Y si es en un entorno organizado, mejor. En las agencias es habitual que diferentes perfiles profesionales y departamentos colaboren en uno o varios proyectos. Y también que un mismo profesional deba trabajar en varios proyectos con equipos diferentes.

Trello

¿Cómo organizar en medio de este aparente caos los procesos de trabajo? Existen diferentes herramientas que permiten hacerlo. Una de ellas es Trello, diseñada para compartir y organizar ideas de manera muy sencilla.

Con una visualización en forma de columnas, permite asignar, para cada tarea, fechas de entrega y quiénes son las personas responsables. Además, es fácil incluir nuevas ideas y comentarios según vayan surgiendo, algo muy habitual en los proyectos de agencias, donde las circunstancias pueden cambiar de un momento a otro.

Coschedule

En la gestión y creación de contenido digital es habitual que colaboren equipos multidisciplinares de redactores, diseñadores gráficos, programadores, etc.

Otra herramienta que facilita mucho la coordinación de estas tareas es Coschedule, que cuenta con módulos específicos para organizar la creación de contenido, así como para gestionar la publicación de mensajes en redes sociales y medir su impacto.

Además, se pueden codificar los mensajes por colores, asignar listas de tareas (investigación, brainstorming, diseño…) y también permite a los participantes escribir comentarios, a fin de fomentar la interacción a través de esta herramienta.

Realizar una buena gestión de permisos y contraseñas ahorra tiempo y dinero

A lo largo de una jornada de trabajo son muchos los sites, herramientas online y otros servicios digitales que utilizan los trabajadores de una agencia digital.

Para optimizar el tiempo y evitar errores es recomendable utilizar un gestor de passwords que, además de almacenar las contraseñas, ayude a cuidarlas y gestionarlas.

Algunos de estos programas ofrecen un sistema para crear de forma aleatoria passwords fuertes, facilitan tener una contraseña diferente para cada servicio, generan alertas cuando las contraseñas son débiles o inapropiadas… Y en algunos casos, ofrecen una opción de sincronización en la nube para que sea fácil poder utilizar las contraseñas en distintos dispositivos.

Existen programas de pago (como por ejemplo 1Password o Dashlane) y también hay opciones gratuitas (como LastPass y KeePass).

Optimizar la administración de varios sites para ser más efectivos

Cuando una agencia de servicios digitales aumenta su base de clientes, lo normal es que deba crear y gestionar varios portales al mismo tiempo. ¡La buena noticia es que existen varias opciones en el mercado que permiten simplificar esta labor!

Duda es una herramienta de diseño web que permite crear sites de forma ágil y sencilla, pero que va más allá y que facilita que las agencias puedan gestionar los dominios de varios clientes a la vez.

También favorece el trabajo de equipos multidisciplinares. Esta característica es muy útil, ya que gestionar el contenido de diferentes sites no solo depende de coordinar las tareas de los equipos de la agencia, sino que estos equipos, a su vez, deben establecer flujos de trabajo con los clientes.

Por ello, emplear una plataforma como Duda facilita las cosas. Con ella es posible asignar varios roles en un mismo site: administrador, blogger, diseñador, comercial, gestor de almacén… incluso hay una opción abierta para crear perfiles que puedan gestionar la página con permisos personalizados.

También ofrece la posibilidad de enviar alertas por email a los clientes para informarles y recordarles los cambios de estatus que se van produciendo durante los procesos de trabajo.

Encontrar fácilmente los recursos que faltan dentro de la agencia

Nadie mejor que una agencia digital conoce que los desafíos que pueden encontrarse son múltiples y muy diversos. De modo que es posible que no siempre se pueda contar con todos los recursos necesarios dentro de la organización y que haya que buscar colaboraciones externas.

Mas allá de las facilidades que ofrece Linkedin, existen otros sites especializados en el mundo del diseño y el marketing como el portal Domestika, que, además de contenidos sobre tendencias actuales y cursos de formación, dispone de una galería de proyectos, foros profesionales donde intercambiar opiniones y dudas, y una sección de empleo para profesionales del sector.

 

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