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3.000 E-MAILS MENSUALES... Y CÓMO RESPONDERLOS

La gestión de grandes volúmenes de mensajes electrónicos puede convertirse en una tarea difícil si se hace sin las herramientas adecuadas. Por ejemplo, el portal francés de comunidades Multimania (www.multimania.com), que cuenta con más de 300.000 registrados y 4,4 millones de webs personales, estaba desbordado por los e-mails. Sus casi 3.000 e-mails mensuales se trataban casi a mano a través del servidor Pegasus. Su principal problema era que las dos personas encargadas de responder a los e-mails no podían coordinarse debidamente por el difícil seguimiento de los históricos de cada consulta, de modo que no se podía seguir el hilo de la relación con el internauta.

En su caso, la elección fue Akio (www.akio-solutions.com), que permite catalogar cada consulta de los clientes y reagrupar todo su histórico en una única carpeta. Además, facilita la redacción de mensajes, aunque sin automatizar las respuestas, ya que cuenta con bloques de respuesta pertinentes para los problemas más usuales. También ofrece la posibilidad de enviar una respuesta única para múltiples mensajes, con lo que ayuda a la gestión del correo en momentos punta de recepción. La implementación de esta herramienta se realizó en tres semanas.

 

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