E-Mail Marketing

Cómo contener una avalancha de respuestas en la bandeja de entrada del correo

El correo electrónico hoy en día inunda las bandejas de entrada de cualquier trabajador y evitarlo no es sencillo. Sólo ver la cantidad de correos pendientes de respuesta puede desanimar a cualquiera al encender el ordenador. A raíz de una conferencia del profesor de filosofía austríaco Peter Kampits Sacha Lobo ha recogido 17 técnicas para evitar un aluvión indeseado de respuestas para el correo electrónico en spiegel.de.

1. Utilizar un estilo anodino. Para evitar respuestas innecesarias lo mejor es ser parco en palabras y utilizar expresiones comunes y poco emocionantes.

2. Comprensión. Cuanto más sencillo y comprensible un email menores serán las respuestas pidiendo aclaraciones. Conviene evitar palabras extranjeras. También es útil abusar de tecnicismos cuando el destinatario no es ducho en la materia.

3. Brevedad. Cuanto más largo el email más larga será la respuesta aunque a partir de 3.000 caracteres se invierte la tendencia, porque se tiende a dejar para otro momento.

4. Cortesía dosificada. En el correo electrónico prima fin sobre medios y hay que dejar bajo mínimos aceptables las fórmulas de cortesía.

5. Diseño. La lectura en la pantalla es distinta en la medida en que los textos con mayor cantidad de párrafos se comprenden mejor y se leen más fácilmente hasta el final.

6. Asunto. Un asunto poco interesante es difícil que alguien quiera responder.

7. Citas. Un email puede ganar hermetismo al citar los puntos mencionados por nuestro interlocutor en la respuesta, aunque no conviene demostrar demasiado entusiasmo.

8. Destinatarios. Cuantos menos destinatarios tenga un email mejor. “Responder a todos” es sólo para casos de emergencia. Si hay que incluir múltiples destinatarios una opción es incluirlos a todos en “Copia Oculta” para reducir el número de respuestas.

9. Trato. Un trato directo aumenta las posibilidades de una respuesta. Una forma útil puede ser “ Como acordado encontrará el documento adjunto”.

11. Formalismos. Cuanto más formal un correo menos probabilidades tendrá de ser contestado por la persona menos indicada. Una serie de fórmulas legales al final también pueden desanimar.

12. Efecto de movilidad. Los correos electrónicos desde un dispositivo móvil tienden a dar la impresión de no querer molestar a quien va de un lado a otro. Una herramienta para esta ilusión son las pequeñas faltas de ortografía y la falta de tildes.

13. Prohibidos los signos de interrogación. A evitar también las preguntas retóricas y algunos signos de exclamación.

14. Prohibido tratar asuntos mundanos. Eso sólo podría encadenar una conversación sobre familia, cultura o tiempo que roba tiempo.

15. Prohibido hacer chistes. Los chistes invitan al comentario o hacer un nuevo chiste lo que puede conducir a un hilo interminable de emails.

16. Prohibidos los "emoticonos". Una escritura hermética llama a deshacerse de todo sentimiento.

17. Fórmula de despedida. Elegir bien la despedida no es fácil, comentar el tiempo o incluso indicar que no se responda nunca funciona.

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