De la mano de Walter Telemedien presentamos una serie de trucos útiles sobre lo que conviene hacer y lo que no, en la elaboración de e-mails en plataformas telefónicas:

Sí:

– Se aconseja responder con brevedad (un máximo de 24 horas); debido a la celeridad de los medios de comunicación, el cliente espera una respuesta rápida.
– Se deben tomar cuanto antes las medidas oportunas para la resolución del problema expuesto por el cliente.
– Un formato estándar de e-mail debería tener siempre un cierto grado de individualización, especialmente si el agente ha establecido contacto repetidamente con el cliente. Este se alegrará si en el e-mail se le presta un trato más cercano a su historial.
– Se debe trabajar con documentos adjuntos: el destinatario del envío agradecerá que ilustremos el tema al que nos referimos con gráficos o kits de información. Demuestra que la empresa se esfuerza en informarle en profundidad.

No:

– No conviene escribir correos electrónicos largos. El e-mail es un medio breve y rápido: “lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
– No cometer faltas de ortografía.
– No conviene diferir las consultas mucho tiempo: los especialistas del back-office habrán de ponerse “manos a la obra” inmediatamente. En todo caso, el cliente tendrá que recibir información sobre el estado de su consulta.