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Entrevista en MWC 2018 a Oscar Llonch, de Tickelia

"Utilizar una plataforma digital de gestión de gastos de viaje es una ventaja competitiva frente a otras compañías", O. Llonch (Tickelia)

"Utilizar una plataforma digital de gestión de gastos de viaje es una ventaja competitiva frente a otras compañías", O. Llonch (Tickelia)La correcta gestión de los gastos de viajes es algo que no todas las compañías llevan a cabo siempre. Cuando no se realiza esta labor, son muchas las pérdidas económicas que sufren las empresas. Sin embargo, en la actualidad existen opciones para solventar este problema, como Tickelia.

Se trata de una herramienta móvil que permite automatizar la gestión de justificantes de gastos, provocando un aumento de beneficios en las empresas que la utilizan. Esta semana Tickelia ha acudido al Mobile World Congress 2018, uno de los congresos más importantes del mundo en cuanto al ámbito mobile se refiere, y que se celebra en Barcelona. Allí, MarketingDirecto.com ha tenido la oportunidad de conocer mejor esta aplicación, entrevistando a Oscar Llonch, Product Manager de Tickelia

"Utilizar una plataforma digital de gestión de gastos de viaje es una ventaja competitiva frente a otras compañías", O. Llonch (Tickelia)

¿Cómo se formó Tickelia y con qué objetivos?

Tickelia nació a partir de una necesidad interna y de una idea muy sencilla, simplificar la gestión de los gastos de empresa. Nuestra plantilla está formada por más de 75 profesionales, con un índice de movilidad muy elevado, requiriendo un gran esfuerzo para gestionar de una manera adecuada y controlada, el gran volumen de gastos que se generan cada mes. La gestión de gastos de nuestro equipo humano era muy complicada, e implicaba la dedicación plena de varias personas del departamento de administración, ya que había que revisar, validar, liquidar y archivar cada uno de los gastos originados por los trabajadores. Por ello, la empresa decidió buscar una solución que le permitiera agilizar, mejorar y optimizar este proceso.

¿Qué os animó a empezar con este proyecto?

Dado que en nuestra empresa éramos conscientes de que nuestro problema de gestión de gastos tenía que mejorar, decidimos crear un software de basado en una app que pudiese solucionar todos estos procesos de forma fácil y efectiva.

Además, detectamos que medianas y grandes empresas invertían muchísimo tiempo en el proceso de reportar, generar la nota de gastos, agrupar los tiques y facturas, así como en todo el proceso de revisar esos tiques, su abono, etc.

La solución se crea para hacer la vida más fácil a todas aquellas empresas que tienen trabajadores en movilidad y realizan gastos en su día a día. Tickelia simplifica los procesos de gestión de gastos de viajes y ayudamos a ahorra tiempo y dinero a las empresas. Además, contribuimos a reducir el fraude interno y a controlar que se sigan las políticas de gastos en la compañía. La herramienta es aliada para trabajar tanto con el empleado, como con el departamento de contabilidad o administración.

¿En qué consiste Tickelia?

Tickelia es una aplicación móvil, creada por INOLOGY, para simplificar, controlar y registrar los tiques de gastos de empresa y las solicitudes de viajes de manera automática. Utilizando Tickelia se ahorra tiempo, se mejoran procesos y se elimina el papel, además de gestionarlo todo desde una única plataforma enlazada al ERP.

La aplicación móvil está homologada por la Agencia Tributaria por lo que nos podremos deshacer del tique original y también está homologada por la Hacienda de Navarra, la Diputación Foral de Guipúzcoa, Álava y Vizcaya. Tickelia lee automáticamente toda la información del tique para que no tengamos que introducir ningún dato. Podremos gestionar los gastos estemos donde estemos y todo en un entorno ágil y dinámico.

Así, Tickelia es la única solución del mercado que se encarga al 100% de la reclamación de facturas a los establecimientos para que las empresas se puedan deducir el IVA de los gastos. Sin restricciones ni condiciones. Únicamente haciendo una fotografía al tique de cualquier establecimiento y Tickelia iniciará el proceso de reclamación de facturas. Una vez obtenida la factura, se realiza el traspaso automáticamente al ERP de la empresa.

Asimismo, Tickelia permite gestionar todas las necesidades de los empleados con movilidad ante un viaje corporativo, como por ejemplo la gestión de anticipos, solicitar un billete de avión o una plaza hotelera desde la aplicación móvil o imputar gastos contra un viaje o proyecto y analizar los costes del antes, durante y después. Además, incluye una herramienta de gestión indispensable para el Travel Manager.

Y por último, Tickelia es la única solución del mercado que se encarga de extraer todos los datos de la factura simplificada para posteriormente enviarlas directamente al SII (Suministro Inmediato de Información).

¿Cuáles son los valores que hacen a Tickelia diferente respecto a sus competidores?

Nuestra herramienta ofrece una solución END-TO- END en el proceso de gestión de hojas de gasto desde que se origina el gasto en cualquier establecimiento hasta que se contabiliza y se paga al empleado. Tickelia es la única solución del mercado que se encarga al 100% de la reclamación de facturas a los establecimientos para que pueda deducirse el IVA de dichos gastos. Sin restricciones ni condiciones.

Además, también es la única solución del mercado que permite enviar los datos de las facturas simplificadas a la AEAT directamente sin intermediarios, al igual que informar del canje de facturas simplificadas a facturas completas. Y por otro lado, nuestras aplicaciones leen los datos de los tiques para el cumplimiento del SII.

¿Por qué es necesaria una buena gestión de notas hojas de gasto en las empresas?

Las hojas de gasto es el documento más importante de justificación de dietas de los trabajadores, principalmente son de viajes pero también de otros conceptos. Por ello, es un elemento clave en los procesos de gestión de gastos, siendo fundamental su buena elaboración y validación para así optimizar y ahorrar costes. La elaboración de hojas de gasto es un proceso muy común en la mayoría de las compañías. Esta gestión suele conllevar una serie de problemas bastantes comunes en las empresas si la tarea no se realiza correctamente.

Por ejemplo, la elaboración de las hojas de gastos consume un considerable tiempo de trabajo del empleado, una hora al mes de media por trabajador. Por otro lado, el fraude interno en la elaboración de las hojas de gasto está muy generalizado y su control es ineficiente, complejo y muy costoso. Además, la utilización del papel y la entrada manual de los gastos es un proceso ineficaz y muy propenso a errores. Por ello, para lograr una hoja de gastos perfecta es fundamental usar un software que automatice y digitalice los procesos y mejore el control.

La digitalización es clave en los procesos de la empresa. Utilizar una plataforma digital de gestión de gastos de viaje supone mucho más que poner orden a los gastos de viaje. Es una manera de ganar una gran ventaja competitiva frente a otras compañías gracias a procesos mucho más ágiles.

Tickelia es una solución que ayuda a la transformación digital de las empresas. Desde vuestra experiencia, ¿las empresas de nuestro país están concienciadas de esta necesidad?

Nuestra empresa, INOLOGY, lleva más de 32 años en el sector y desde nuestra experiencia, la transformación digital equivale a un cambio social. La tecnología se está democratizando y es un hecho innegable y esencial para que el cambio sea efectivo en todos los sectores empresariales y si las compañías no se suben al tren, se quedarán atrás.

Por ello, las empresas tienen la necesidad de transformarse digitalmente para que sus negocios sean competitivos. La transformación no es un hecho, es una
realidad.

Además, las compañías deben equiparar a sus trabajadores con las herramientas y recursos adecuados de trabajo para la era digital. Las organizaciones que retrasen el aprendizaje de sus empleados con las herramientas tecnológicas experimentaran un impacto negativo en su productividad laboral.

¿Qué opina, desde su experiencia, de la transformación digital de las empresas españolas?

La transformación digital equivale a un cambio social. Sin duda, la democratización de la tecnología es un hecho innegable y es esencial para que el cambio sea efectivo en todos los sectores empresariales, y si las empresas de nuestro país no se suben al tren se quedaran atrás.

Las empresas tienen la necesidad de transformarse digitalmente para que sus negocios despeguen en un mundo cada vez más tecnológico y competitivo. De hecho, la transformación digital es una realidad y está sucediendo en la actualidad.

Las empresas deben equipar a sus empleados con las herramientas y recursos adecuados de trabajo para la era digital. Sin embargo, las estadísticas dicen todo lo contrario, y es que según la Asociación Española de Economía Digital, únicamente 3 de cada 100 trabajadores españoles están formándose en cuestiones de digitalización.

Por ello, las organizaciones que retrasen el aprendizaje de sus trabajadores con las herramientas tecnológicas experimentaran un impacto negativo y directo en su productividad y eficiencia laboral. En cambio, las compañías que estén preparadas les afectarán positivamente en el mercado laboral con una mayor automatización y cantidades masivas de datos empresariales
gestionados adecuadamente. Y es que actualmente, la automatización es la nueva medicina para el negocio digital.

¿Cómo logran recuperar el IVA de los gastos de empresa?

Tickelia es la única solución del mercado que se encarga al 100% de la reclamación de facturas a los establecimientos para que pueda deducirse el IVA de dichos gastos. Para ello, Tickelia, dispone de un departamento interno que se encarga de gestionar la reclamación de facturas de los tiques o facturas simplificadas imputadas por nuestros clientes. Con un porcentaje elevado de obtención de facturas, los clientes de Tickelia consiguen reducir desde un 10% hasta un 21% sus gastos, ya que se desgravan el IVA de las facturas que Tickelia ha conseguido.

En la actualidad trabajan con clientes muy reconocidos, como Chupa Chups, Panasonic o Kaiku. ¿Cómo valoraría la evolución de la compañía desde sus inicios a la actualidad?

Tickelia nació en el año 2013 y la verdad es que el mercado respondió a la propuesta positivamente desde los inicios pero nos mostró unos requisitos bastante más estrictos y concretos de lo que habíamos previsto.

Desde sus inicios la herramienta ha evolucionado mucho para responder y adaptarse. Un ejemplo ha sido la homologación por parte de la AEAT, ésta nos permitió añadir a nuestra propuesta de valor el poder deshacerse del papel con todas las garantías legales y fue un punto de inflexión para nuestro crecimiento.

A partir de aquí hemos ido aumentando rápidamente nuestros clientes, dado que nuestra solución es particularmente útil para el sector de la gran empresa, contamos ya con nombres con mucha importancia en el mercado español. En estos momentos seguimos trabajando en mejorar el producto y desarrollar el mercado.

Recientemente han recibido el Premio a la Mejor Aplicación Móvil Empresarial Nacional por parte de ‘El Suplemento’. ¿Qué sensaciones tienen en la compañía tras ello?

Con este galardón se ha premiado nuestro buen hacer, el esfuerzo y la dedicación de todo nuestro equipo, la capacidad de talento e innovación. Estamos muy orgullosos de recibir este premio y esperamos seguir creciendo con fuerza año tras año y reforzar nuestra posición cómo la mejor solución para la gestión de hojas de gasto y viajes de empresa.

¿Qué supone para Tickelia asistir al MWC 2018?

Asistiendo al MWC 2018 nos gustaría conseguir más visibilidad, partners comerciales y tecnológicos para abrir mercado en el extranjero. Esperamos conocer a gente interesada en utilizar nuestra solución en su empresa y a proveedores y colaboradores interesantes. Sin duda, esperamos generar contactos en esta edición.

¿Cuáles son los retos de Tickelia a corto y largo plazo?

El principal reto de Tickelia que siempre ha sido y será es mejorar la funcionalidad de nuestra herramienta con el fin de simplificar el proceso de gestión de hojas de gasto en las empresas. Seguiremos trabajando para que Tickelia siga respondiendo a las necesidades de todos nuestros clientes.

"Utilizar una plataforma digital de gestión de gastos de viaje es una ventaja competitiva frente a otras compañías", O. Llonch (Tickelia)

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