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EspecialesReportajes a fondoJuan Chinchilla, director de la unidad de negocios de Business Applications de Microsoft en España

La pandemia ha sofisticado la organización de los eventos por parte de agencias y empresas

Dynamics 365 Marketing o cómo montar un evento end-to-end

Juan Chinchilla explica el potencial de los datos a la hora de diseñar, producir y ejecutar un acontecimiento virtual, presencial o híbrido.

juan chinchilla dynamics 365 microsoft

El sector de los eventos ha evolucionado drásticamente a causa de la pandemia. La distancia social y las restricciones han hecho que dividamos nuestros sentimientos entre el miedo y las ganas de volver a la antigua normalidad. En este nuevo escenario, las pantallas se han convertido en el canal privilegiado para seguir afianzando la relación con clientes y audiencias.

Juan Chinchilla, director de la unidad de negocios de Business Applications de Microsoft en España, ha querido participar en una entrevista realizada en formato online -como no podría ser de otra manera- a través de la aplicación Microsoft Teams. Para contextuar, Chinchilla ha comentado que la atmósfera de los eventos ha cambiado radicalmente y que todos nos hemos tenido que adaptar a un nuevo modelo basado en el seguimiento y en la escucha activa de clientes y audiencias.

Aquí interviene el llamado Customer Journey que se define cómo el modelo de relación con el cliente de principio a fin. El objetivo es el de analizar el viaje del consumidor para tratar de conectar con el cliente e integrarlo dentro de una Plataforma de Datos de Clientes (CPD, por sus siglas en inglés). Una manera de conectar con ellos, tras haber detectado un interés existente, es a través de eventos.

Organiza un evento de principio a fin con Dynamics 365 Marketing

Como hemos comentado, actualmente los eventos, los webinars o seminarios son un canal clave para las empresas y, para maximizar los resultados de estos acontecimientos, es crucial unir la fuerza de los departamentos de ventas y marketing. En este sentido, Dynamics 365 Marketing –la aplicación de Microsoft diseñada específicamente para proporcionar todas las herramientas que necesitan las pymes para ejecutar campañas de marketing exitosas en varios canales- ayuda al organizador de eventos en cada paso del proceso, desde la planificación inicial hasta el presupuesto, pasando por la promoción y publicación, el registro de participantes, la retransmisión en directo, la generación y recogida de leads y la misma evaluación del ROI.

Las principales características de la aplicación son:

  • La gestión de contactos, altas y participaciones en un único sistema.
  • La gestión de ponentes, sesiones y horarios de sesiones.
  • La gestión del lugar de los eventos que permite, por ejemplo, realizar un seguimiento de los emplazamientos, las salas y la distribución de las mismas.
  • Uso de formularios personalizados para el registro.
  • Uso de una web para albergar la página del evento o uso de una web externas.
  • Recogida de insights.

Si analizamos las ventajas de la herramienta del lado de los usuarios finales, acceder a los eventos virtuales no podría ser más sencillo ya que para ello los participantes simplemente deben acceder al correo electrónico con la confirmación de registro del evento diseñado y enviado a través de Dynamics 365 Marketing y conectarse. La integración con Microsoft Teams permite a los organizadores gestionar un evento end-to-end de forma integral sin salir del entorno Microsoft; además de compartir contenido, vídeos, audios y obtener una grabación del evento, en caso de que los  asistentes lo necesiten. Igualmente, al habilitar la función «Preguntas y respuestas para el evento», los asistentes podrán publicar sus dudas/ cuestiones durante el evento e interactuar con los oradores.

Durante el proceso de seguimiento de los participantes del evento, se pueden activar Customer Journeys específicos dirigidos a determinados usuarios en función de su comportamiento con los eventos (por ejemplo, enviando encuestas posteriores al evento a través de Microsoft Dynamics 365 Customer Voice, una herramienta que recopila, analiza y supervisa los comentarios en tiempo real con una solución de gestión de comentarios escalable y sencilla de usar).

Cómo escuchar las audiencias para organizar eventos ad hoc

Antes de comenzar a diseñar eventos pensando en clientes potenciales, es importante planificar un Customer Journey Map que permita analizar escenarios, identificar targets y sus respectivas necesidades dependiendo de la detección del comportamiento en tiempo real. Este proceso, que aplica inteligencia artificial a los datos recogidos, ayuda a las empresas a determinar exactamente donde y cuando deberían actuar.

Con Dynamics 365 Marketing, el viaje del cliente no es solo un concepto hipotético, sino un modelo personalizable y procesable. De hecho, la aplicación cuenta con un generador de customer journey donde los usuarios pueden crear un número ilimitado de flujos de trabajo personalizados, asignados a segmentos específicos. Cada etapa del viaje se puede automatizar para ejecutar una acción definida; por ejemplo, enviar un correo electrónico, ya sea a través de la programación o cuando se desencadena por una acción particular del cliente como podría ser la petición de información a través de un formulario.

Estos flujos de trabajo pueden dar lugar a múltiples actividades, así como los eventos, dependiendo de las reacciones de los clientes. El uso de los customer journeys permite a las empresas ofrecer interacciones personalizadas con sus clientes, agilizar sus operaciones de marketing gracias a la automatización, y visualizar fácilmente sus campañas.

Ejemplo real del uso de una Plataforma de Datos de Cliente y herramientas de Marketing: Campari

Juan Chinchilla ha querido compartir la experiencia con uno de sus clientes, la marca de bebidas alcohólicas Campari. La compañía trabaja con soluciones de Microsoft que les ayudan en la gestión de eventos y les han permitido mejorar la relación con sus principales influencers: los baristas que trabajan con la marca en su día a día.

Por un lado, Campari ha adoptado Dynamics 365 Customer Insights, que ha unificado en una única vista la información procedente de sus más de 60 marcas, más de 200 agencias creativas y digitales a nivel mundial, y ha hecho posible el lanzamiento de campañas personalizadas que impacten en todos los touchpoints por los que pasa un determinado cliente. Campari contaba con una enorme cantidad de información dividida en silos, lo que dificultaba su localización y, por ende, complicaba la toma de decisiones en base a los datos. Ahora recopila y alimenta toda la información procedente de diferentes canales y fuentes para diferenciar las distintas audiencias y dar forma a las relaciones con los clientes con el objetivo de crear una «experiencia de marca Campari«.

El grupo ha elegido Microsoft Dynamics 365 Customer Insights conectado con Dynamics 365 Marketing para sistematizar la recogida y el análisis de datos e impulsar una interacción personalizada, tanto con los consumidores como con los bármanes embajadores de sus marcas, a través de acciones de marketing. Ahora el grupo líder de espirituosos hace un uso efectivo de sus datos procedentes de las áreas de marketing, ventas y atención al cliente y desarrolla una visión de cliente 360 grados.

¡Empieza ya a aprovechar todo el potencial de Dynamics 365 Marketing!

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