Eventos y Formación

Los pasos para organizar un evento de éxito

Cómo organizar un evento por primera vez sin morir en el intento

A la hora de organizar un evento sin experiencia en ello hay que tener en cuenta, sobre todo, los detalles, una buena promoción y el presupuesto disponible

Cómo organizar un evento por primera vez sin morir en el intento

Organizar un evento no es una tarea fácil, a pesar de ser una algo entretenido, las personas que lo hacen deben disfrutar con ello, es decir, tener vocación. Por ello, no cualquier profesional puede gestionar un acto para que salga perfecto. Estrés, pocas horas de sueño, mucho agobio… Los días previos a la celebración son muy intensos, y hay que saber por dónde comenzar para llevarlo de la manera más amena posible, y logrando el éxito deseado.

Organizar un evento ayuda a ganar reputación y a darse a conocer en un determinado negocio. Pero… ¿es la primera vez que realiza un evento?, ¿cuáles son las claves a seguir para organizar una jornada de este tipo son morir en el intento? A continuación le ofrecemos todos los pasos a tener en cuenta para organizar su primer evento y que sea perfecto.

1. Elegir un público al que dirigirse

Tener en cuenta qué asistentes se desea que acudan en el acto es muy importante, pues a la hora de organizar un evento hay que pensar que la temática del mismo debe pertenecer a un determinado sector, y por tanto, interesar a los profesionales del mismo. No quiera abarcar todo, porque al final eso no aporta ningún gran resultado.

Así, lo primero que debe hacer es realizar una lista con los posibles invitados que acudirán al evento, o a los que se les propondrá acudir. Conviene, además, decir a los medios de comunicación que asistan para conseguir la máxima repercusión posible.

2. ¿Qué tipo de acto realizar?

Lo cierto es que hay muchos tipos de eventos. Por ello, es indispensable pensar con tiempo qué es lo que se desea hacer. Puede ser desde un evento totalmente corporativo, a uno más social con cóctel y comida incluidos. Lo ideal en este caso es contar con la ayuda de empresas especializadas en la organización de eventos y de catering, como 2boca2, en las que se encargarán de que el acto sea perfecto y cuente con la comida más adecuadas para la ocasión y la decoración perfecta.

Concretamente, estas empresas como 2boca2 gestionarán a las mil maravillas su evento y se encargarán de que sus invitados no echen en falta ningún detalle, porque al final lo mejor es contar con la ayuda de profesionales del sector, con amplia experiencia, que saben cómo acertar, como es el caso de esta agencia de la que hablamos.

Es indispensable, además, que se marquen los retos a los que quiere llegar para tener unos objetivos concretos que cumplir. Esto siempre es algo bueno, pues hace que las personas que organizan un evento se motiven aún más. Además, una de las ventajas de gestionar estos actos es la cantidad de contactos que se hacen. ¡No olvide guardar los números de teléfono y los correos, puede necesitarlos para otros eventos futuros!

También debe tener una buena organización con el resto de profesionales que lo gestionan. Lo ideal es crear un calendario online y un documento conjunto en los que puedan estar en contacto en todo momento e informar de los cambios o las novedades sobre la celebración del eventos. ¡Una buena comunicación del equipo es una de las principales claves para el éxito de un evento!

3. El presupuesto disponible

Este suele ser uno de los grandes problemas, pues hay muchas empresas que no cuentan con el suficiente presupuesto para llevar a cabo un gran evento. Es cierto que la organización de una jornada de este tipo puede conllevar un gasto económico más alto de lo normal, pero también hay que destacar que los resultados y los beneficios que aporta un buen evento superan a los costes. Por esta razón, en ocasiones merece la pena invertir para crecer, que gastar lo justo y no obtener beneficio alguno de la acción realizada.

De esta manera, antes de elegir un lugar de celebración o de contratar una empresa, debe calcular cuánto dinero va a invertir en la jornada, pues esto ayuda a prevenir posibles disgustos a la hora de pagar los costes finales de los eventos. También puede realizar acuerdos de colaboración con empresas para ahorrar algunos gastos.

4. Buen marketing

Para que un evento sea popular y tenga asistentes, lo ideal es hacer un buen marketing y moverlo por las redes sociales. Si no lleva a cabo esta acción, por muy buen evento que sea, no tendrá popularidad, pues el mundo digital ha cambiado la percepción de la publicidad y el modo de promoción.

Así, es muy importante que informe a cada cliente de los detalles del evento, así como que lo comparta en las redes sociales, y realice campañas de email marketing y todas las modalidades de publicidad que estén en su mano. También puede llamar por teléfono a sus invitados unos días antes de la celebración para confirmar su asistencia. Además, conviene hacer una nota de prensa para los medios de comunicación.

5. Detalles

No olvide cuidar hasta el último detalle, pues esto es algo que los asistentes valoran mucho. Además, la temática del evento debe ser interesante para llamar la atención a los profesionales de su temática, pues esto hará que sean más los que acudan al mismo, y ayudará a que se corra la voz entre el resto de empresas del sector.

Y, además, no deje de lado una buena decoración, regalar algún detalle a los invitados, que haya un buen sonido, una gran pantalla en el escenario… Estas cosas son las que marcan la diferencia respecto al resto de eventos de la competencia, y los que harán que los asistentes se acuerden de la marca. Se trata de crear una fidelización con la marca.

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