Eventos y Formación

EVENT DA LAS CLAVES PARA TRIUNFAR ORGANIZANDO EVENTOS Y CONGRESOS

La primera edición de Event reunió ayer en Ifema Madrid a los profesionales del mundo de la organización de los eventos y congresos. Para analizar cómo afectan a este sector, la crisis económica y las nuevas tecnologías de la comunicación, tuvo lugar, además, la conferencia "Tendencias: necesidades del mercado asociativo".

A la espera de cómo se comporten los patrocinadores en el año 2009, por el momento, y "en vista del próximo Congreso Mundial del Petróleo de este año, sí es cierto que las empresas del sector se han visto afectadas por la crisis, pero el nivel de patrocinios y de asistencia se mantienen", afirma André Vietor, director del área de Congresos de Viajes Iberia.

Ante el bache económico, la empresa puede basarse en dos modelos: o bien cuenta con una estructura profesional interna sólida, o bien externaliza sus servicios. Es en esta variante, la del outsourcing, donde se puede sacar más provecho según Vietor: "No merece la pena organizar un congreso dentro de una sociedad si en el evento se reunirán entre doscientos y quinientos delegados. Lo mejor es contratar una OPC con experiencia que sepa organizarlo con menos recursos y disponga de la tecnología necesaria", apunta.

En concordancia, Miguel Fortuny, subdirector de Soft Congres, dice que "las OPC’s conocen las necesidades específicas del cliente y es preferible trabajar con ellas porque arrastran un mayor volumen de negocio que una asociación".

Por otra parte, el tipo de cliente que organiza los congresos o reserva personalmente las plazas de un hotel constituye un obstáculo. Según Belén Gillén, jefa de ventas del Hotel Meliá Castilla, "no es un problema cuando se trata de reservar por internet tres o cuatro habitaciones a un precio económico. Pero cuando son grandes reservas para el auditorio del hotel, que da cabida a 500 personas, se necesita planificar la asistencia a medio o largo plazo para aplicar una reducción de tarifas".

Para la optimización de beneficios, Meliá también sigue una política de revenue. Es decir, "si el cliente desea tres salas de reuniones se le exige una ocupación mínima de 150 habitaciones al día, porque sino se pierden ventas. Aunque se pueden hacer excepciones para los congresos de Ifema o algún incentivo".

Eventos sostenibles
La utilización de materiales reciclados en los programas de los eventos o los stands de cartón está a la orden día. Manuel Martínez, responsable de Congresos de CONAMA (Congreso Nacional de Medio Ambiente) revela que "lo último para las acreditaciones es el papel ecológico, una pasta de papel blanco libre de cloro que incluso contamina menos que el reciclado". Además, ya se estudian para los lanyards -esos colgantes que la gente acreditada lleva al cuello- "cintas de algodón desechado o de plástico de botella reciclado. Aunque falta pensar algo para los corchetes".

Así, en el IX Congreso de CONAMA la organización ofrecerá una remuneración a los treinta expositores participantes para que utilicen sus stands del año pasado y así sean más ecológicos. Y es que para que un congreso sea realmente sostenible, Vietor opina que "la OPC necesita el compromiso de la sede y los colaboradores".

En cuanto a las nuevas tecnologías, las OP´Cs emplean proveedores como Soft Congres para tareas como la creación de formularios de inscripción online, la acreditación de todos los asistentes o instalación de sistemas de acceso mediante códigos de barras o RFID (ondas de radiofrecuencia). "Una técnica que ya se utiliza en los congresos médicos -los más cotizados del mercado- para registrar la afluencia de cada año y controlar quiénes son los que acuden", concluye Fortuny.

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