Claves y herramientas para la gestión del personal de eventos

La gestión adecuada del personal es una tarea que, aunque a menudo se infravalora, y es crucial para que todo fluya. ¿Organizas un gran evento y la gestión del personal se te hace cuesta arriba? ¿O tal vez un evento pequeño pero no sabes por dónde empezar? En este artículo, descubrirás las claves y herramientas que te ayudarán a gestionar el personal de tu evento sin dificultad.

Todo un reto

Gestionar el personal de un evento es un gran reto y muchas veces un quebradero de cabeza. Es una tarea tediosa y que lleva mucho tiempo a los organizadores, pero es extremadamente importante porque el personal de un evento es una de las piezas fundamentales para su éxito.

Una gestión adecuada del personal en un evento se traduce en una experiencia fluida, donde las tareas se realizan a tiempo, los problemas se resuelven con rapidez y los asistentes se sienten atendidos y valorados. La coordinación, la comunicación y el compromiso del equipo son elementos que no pueden faltar y no pueden dejarse al azar.

Apoyarse en una herramienta tecnológica para gestionar el personal

Para alcanzar el máximo potencial en la gestión de personal de un evento, es crucial contar con herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar y optimizar esta labor. Weezevent es una de esas soluciones que, con funcionalidades avanzadas y un diseño intuitivo, permite a los organizadores centrarse en lo que mejor saben hacer: crear experiencias inolvidables. A continuación, veremos cómo puede ayudar esta herramienta, junto con las claves que hay que tener en cuenta en cada paso.

Crear y definir los puestos de trabajo

Uno de los primeros pasos en la coordinación del personal de un evento es identificar las necesidades específicas en cuanto a puestos de trabajo, en qué consisten exactamente esos puestos y determinar cuántas personas son necesarias para llevar a cabo distintas tareas y definir los roles y responsabilidades de cada uno. Para ello, has de tener muy claras las habilidades, experiencia y actitud necesarias en cada caso.

Este es un trabajo previo, pero Weezevent te ayuda a concretar ese proceso y ponerlo negro sobre blanco al permitirle crear puestos de trabajo y configurarlos según varios criterios:

• Descripción del puesto.
• Ubicación geográfica del puesto.
• Horario de trabajo.
• Condiciones para acceder al puesto.

Así es posible generar fichas para cada puesto, estableciendo tanto la ubicación como los horarios que el personal debe cubrir durante el evento. Esto te dará una visión clara del evento y te llevará de manera coherente a los siguientes pasos.

Algunos de los puestos más habituales que tendrás que cubrir en tu evento con personal externo a tu organización (personal temporal, profesionales freelance…) son los siguientes:

• Control de acceso y venta de entradas: encargados de inscripción o venta de entradas, validadores de tickets, distribuidores de pulseras, personal de seguridad…
• Asistencia y orientación: personal de información, asistentes de señalización y gestión de flujos de personas…
• Logística y producción: montadores / desmontadores de escenarios, técnicos de sonido e iluminación, ayudantes de carga y descarga…
• Pago cashless: personal de recarga, personal de información e incidencias…
• Zonas específicas: encargados de guardarropa, asistentes en zonas VIP…
• Alimentación y bebidas: camareros para barras o ambulantes y puestos de comida.
• Animación y entretenimiento: animadores para diferentes actividades o acciones.
• Imagen y comunicación: fotógrafos, operadores de cámara, responsable de atención a los medios de comunicación…
• Limpieza y sostenibilidad: personal de limpieza, coordinadores de reciclaje, promotores de prácticas sostenibles…
• Salud y primeros auxilios: asistentes de puestos de primeros auxilios.
• Transporte y movilidad: coordinadores de aparcamiento, coordinadores de transporte público o lanzaderas…

Dependiendo de la naturaleza y la envergadura del evento, pueden surgir más roles específicos o algunos de los mencionados podrían no ser necesarios.

Seleccionar y contratar el personal adecuado

Una vez identificadas las necesidades y los puestos definidos, empieza el proceso de recogida de candidaturas y selección.

Weezevent genera un formulario online que se puede integrar fácilmente en la página web del evento para la contratación del personal, incluidos los voluntarios si es el caso. Además, ofrece la opción de registrar manualmente a una persona desde la plataforma. Los interesados pueden inscribirse en el evento a través de un formulario seguro.

Con esta información, el último paso antes de la contratación es realizar entrevistas a los candidatos a staff para tu evento. Como organizador del evento, no simepre cuentas con un equipo de especialistas en recursos humanos para ayudarte y puedes sentirte un poco perdido en este punto. Por eso, te recomendamos que leas en este artículo 8 preguntas que realizar a los candidatos a staff para tu evento.

Una vez seleccionados los candidatos, asignar los diferentes puestos puede convertirse rápidamente en un reto. Weezevent te permite asignar al personal a los puestos de manera eficiente y sin errores, teniendo en cuenta además la disponibilidad y preferencias de los candidatos. Los asignados reciben automáticamente una notificación informándoles de su puesto.

Capacitar y orientar al equipo

Antes de que comience el evento, es crucial que todo el personal esté bien informado y formado en sus respectivas funciones. Para ello:

• Crea manuales y guías para cada puesto: Proporciona herramientas claras y detalladas para que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de él.
• Realiza ensayos o simulacros: Permite a los miembros del equipo practicar y familiarizarse con sus funciones y responsabilidades.
• Crea un plan de contingencia para problemas comunes: Anticipa y prepara soluciones para los posibles retos.
• Entrenar al personal en manejo de crisis y resolución de problemas: Asegúrate de  que en caso de emergencias o imprevistos, el equipo esté listo para actuar y conozca los recursos que tiene a su disposición.

Comunicación efectiva antes, durante y después del evento

Una buena comunicación es esencial, especialmente cuando se gestionan grandes equipos en un evento. Weezevent proporciona un módulo que permite enviar comunicaciones al personal, pudiendo segmentar los mensajes según los puestos y programar los envíos.

Además, puedes obtener respuestas en tiempo real, lo cual es crucial para mantener al personal comprometido e informado. Para una comunicación interna fluida y eficiente durante el evento y de cara a futuros eventos, fíjate en los siguientes puntos:

• Crea un protocolo de comunicación: Establece las pautas para una comunicación efectiva y oportuna.
• Usa walkie-talkies, pinganillos u otras herramientas: Facilita la comunicación en tiempo real y soluciona problemas rápidamente.
• Realiza reuniones de feedback post-evento: Reflexiona sobre lo que funcionó y lo que se puede mejorar.
• Incentivos y recompensas para el equipo: Valora y reconoce la dedicación y el esfuerzo de tu staff.
• Reconocimiento público y privado: Destaca las contribuciones individuales y del equipo.
• Evaluación del desempeño y oportunidades de crecimiento: Fomenta el desarrollo profesional y la mejora continua.

Conclusión

La gestión eficiente del personal no solo determina la fluidez del evento, sino que también influye directamente en la experiencia del público y en el impacto general del evento. Invertir tiempo y recursos en la formación, comunicación y reconocimiento del personal es crucial. Con herramientas como Weezevent y una estrategia bien planificada, cualquier evento puede alcanzar el éxito y dejar una impresión duradera en todos los que forman parte de él, tanto del lado de la organización y colaboradores como del de los asistentes.