Claves para el éxito de tus eventos

La organización de eventos es un proceso con múltiples facetas, en el que están involucrados diferentes personas y departamentos. Cada fase de la organización tiene distintas necesidades, de forma que es necesario contar con herramientas específicas que permitan una planificación y gestión eficiente.

Descubre las herramientas que te facilitarán la vida en cada etapa de la organización, quitando estrés y tensiones innecesarias para que la organización de tus eventos sea un éxito.

Etapa de conceptualización y planificación general en eventos

Herramientas para brainstorming y mapas mentales

El primer paso a la hora de organizar eventos pasa por tener claros los objetivos. ¿Para qué organizas este evento?¿Qué quieres conseguir? Estos objetivos serán tu brújula y te ayudarán a tomar todas las decisiones en el proceso de organización de tu evento. Estas son algunas herramientas que te ayudarán en esta fase:

• MindMeister y Coggle: Con estas dos herramientas podrás crear mapas mentales de forma efectiva y colaborativa.
• Padlet: Especialmente útil para la lluvia de ideas. Funciona como un muro virtual en el que ir pegando notas, imágenes y otros contenidos.

Herramientas para el diseño del evento

Con los objetivos ya claros, el siguiente paso es concretar cómo los vas a alcanzar. ¿Qué detalles de tu evento serán importantes para conseguir dichos objetivos? La decoración, el programa de actividades, ponencias, conciertos, el tipo de comida y bebida, el tema del evento… De nuevo, la lluvia de ideas con tu equipo será clave, pero además, necesitarás inspiración:

• Pinterest: La herramienta de inspiración por excelencia. Especialmente útil para recoger ideas de decoración para tu evento pero también para explorar temáticas o incluso ideas de comida y bebida.
• Google Alerts: Mantente al día de las principales noticias de tu sector escogiendo palabras clave que pueden orientar tu evento en función de la actualidad.
• Brandwatch: Una herramienta de escucha social que permite seguir las menciones de tu marca y de tus competidores en redes sociales y en la web. Estar al tanto de lo que hacen los demás es fundamental para inspirarte y, sobre todo, para diferenciarte.

Herramientas de planificación

Una vez el concepto del evento bien definido para alcanzar tus objetivos, llega el momento de la planificación. Esta fase es transversal y afecta a todas las demás. Es importante definir las tareas, las dependencias entre ellas, las fechas límites para cada una y quién es el responsable. Para ello, utiliza herramientas colaborativas que te permitan un seguimiento detallado del proyecto como:

• Trello: Obtén una visión panorámica de todas las tareas pendientes y completadas mediante tableros, listas y tarjetas. Crea tableros temáticos y asigna las tareas para que nada quede en el tintero.
• GanttProject: Los diagramas de Gantt son ideales para crear cronogramas detallados, permitiéndote visualizar claramente las tareas, su duración y dependencias entre ellas.
• Doodle: Para coordinar reuniones entre los miembros del equipo o encontrar las fechas u horarios más adecuados para pruebas, etc. Doodle te ayuda a coordinar las agendas de todos los involucrados mediante votación.

Etapa de promoción y venta de entradas

Para que tus eventos tengan éxito, será necesario promocionarlos adecuadamente de forma que los futuros asistentes puedan conocerlo y comprar sus entradas o inscribirse con facilidad. Sin asistentes, no hay evento, por lo que esta etapa es crucial. Además, la gestión de la venta de entradas y recogida de información sobre los asistentes son elementos básicos para que el evento se desarrolle correctamente. Esto también facilita la organización al poder hacerte una idea previa del número de asistentes, así como gestionar los pagos y obtener datos valiosos para el marketing o la propia organización en función de las necesidades que identifiques. Por ejemplo, las restricciones alimentarias para eventos que incluyen comida.

• Canva para el diseño: Siempre es preferible contar con una persona experta en diseño gráfico para crear material impactante y que refleje tu evento. Si esto no es posible, Canva es tu aliado. Con sus plantillas y su facilidad de uso, te permite crear carteles, flyers, etc. sin grandes conocimientos técnicos.
• Hootsuite y Facebook Ads, Instagram Ads y LinkedIn Events para las redes sociales: Las redes sociales son básicas en la promoción del evento, tanto de forma orgánica como mediante anuncios. Con estas herramientas, el alcance de tu evento se verá multiplicado y podrás crear una comunidad sólida alrededor de tu evento.
• WeezTicket para la venta de entradas: Esta completa herramienta de venta de entradas online e inscripciones permite integrar el módulo de compra en tu propia web o utilizar un microsite personalizable gratuito. Crea tipos de entradas, gestiona sesiones, recoge información mediante su formulario de compra personalizable y vende sin dificultad online. Desde tu área privada, podrás hacer un seguimiento detallado de tu evento y utilizar multitud de funcionalidades que se adapten a las necesidades de tu evento. ¿Necesitas gestionar invitaciones, acreditaciones o incluso preinscripciones que necesiten tu validación? También podrás hacerlo con WeezTicket. Además, su integración nativa con otras herramientas que veremos a continuación, como el control de acceso o el CRM, facilitan la gestión integral del evento.

Etapas de ejecución y post-evento

Llega el día del evento. Es la hora de la verdad. Toda la preparación previa lleva a este momento y todo tiene que rodar. Por eso, contar con herramientas fiables que faciliten la gestión de puntos clave del evento puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un evento.

• WeezAccess para el control de acceso:  App para el móvil o lectores profesionales para leer los códigos QR de las entradas y crear listas de control para gestionar los accesos, ya sea el acceso general, por tipo de entrada o a diferentes áreas del evento con comodidad y rapidez.
• WeezPay para la gestión de los pagos en barras y puestos de comida: Las barras y puestos de comida son fundamentales en un evento. Con WeezPay, implementa un sistema de pago cashless para transacciones rápidas, seguras y cómodas tanto para los asistentes como para la organización.
• WeezTarget para la comunicación con tus clientes antes, durante y depsués del evento: Recordatorios, envío de encuestas de satisfacción, comunicación sobre futuros eventos… Esta herramienta de e-mailing y CRM conectada con la venta de entradas WeezTicket, así como con WeezAccess y WeezPay te ayudará a gestionar la comunicación y fidelizar a los asistentes.

Cada etapa de la organización del evento presenta desafíos únicos y, por lo tanto, requiere de herramientas específicas. Al identificar y utilizar las herramientas adecuadas en cada fase, puedes garantizar que cada aspecto del evento se gestione de manera óptima, desde la concepción hasta la fase post-evento