Las aburridas reuniones pueden ser reemplazadas por estas alternativas

Las reuniones, que llenan hasta la bandera las agendas de quienes se desenvuelven profesionalmente en la arena del marketing y la publicidad, tienen la fama (probablemente merecida) de ser una auténtica pérdida de tiempo.

Aquellas reuniones que se convocan huérfanas de un sentido y un objetivo meridianamente claros no sólo frustran a quienes toman parte en ellas sino que resultan también claramente improductivas. Y lo mismo sucede con las tradicionales sesiones de “brainstorming”.

A continuación, y de la mano de W&V, repasamos 6 posibles alternativas a las inútiles reuniones que harán germinar la creatividad que hay alojada de las entrañas de todos cuantos se tomen la molestia de hacerlas suyas:

1. Barcamp

En un “barcamp” todo (desde la ubicación hasta los participantes) está teñido de un fuerte sentido de la espontaneidad. Sólo cuando el “barcamp” está a punto de comenzar, se configura su programa con diferentes sesiones, cuyos temas eligen los propios participantes. En cuanto a los ponentes, son los participantes los que voluntariamente se meten en la piel de conferenciantes.

Puesto que los participantes pueden elegir las sesiones a las que van a asistir y tienen libertad absoluta para abandonar aquellas que no les gustan, las discusiones generadas son habitualmente inusitadamente críticas y constructivas.

Además, como cualquier participante puede metamorfosearse, si así lo desea, en ponente, no existen apenas jerarquías que impidan el libre flujo de la información y de la innovación.

2. Ideation Jam

A una “ideation jam” los empleados acuden pertrechados de sus propias ideas. Colgándose del brazo de diferentes técnicas de innovación, los participantes trabajan a continuación durante 24 horas en sus propias ideas y preparan un “elevator pitch”.

Los diferentes grupos y participantes individuales involucrados en una “ideation jam” presentan sus ideas en un suerte de concurso. Y aquellas que resultan particularmente buenas son agasajadas con premios (con presupuesto y con tiempo para ser implementadas adecuadamente, por ejemplo).

Una buena “ideation jam” da fuelle a los estímulos de quienes se involucran en ella y es también extraordinariamente útil a la hora de procurar soluciones a problemas concretos.

3. FedEx Day

En un FedEx Day desarrolladores y expertos de diferentes áreas se reúnen y lidian con temas que están relacionados de manera muy estrecha con los productos y los servicios de la compañía que les tiene en nómina.

Los participantes examinan tesis relativas a problemas muy concretos y trabajan en la resolución de tales problemas. En un FedEx Day todo el mundo es libre de trabajar codo con codo con quien desea y también en aquellos temas que más poderosamente llaman su atención.

Tras un periodo de 24 horas, y al término del FedEx Day, los participantes presentan los resultados. Y la compañía puede elegir también en último término al ganador (o los ganadores) que solventarán los problemas que la atormentan en una circunstancia concreta.

El FedEx Day es un variante extraordinariamente útil para aquellas empresas que tienen encomendada la tarea de desarrollar estrategias de tipo holístico.

4. Open Space

En un “open space” los participantes dan voz a sus propios planteamientos y forman grupos a fin de desarrollar soluciones. Al final los participantes hacen balance de los resultados.

Durante un breve periodo de tiempo el participante en un “open space” puede trabajar con un elevado número de personas sobre un tema concreto y hacerlo además en una atmósfera que rebosa habitualmente optimismo.

Los participantes pueden discutir sobre los temas puestos sobre la mesa de manera innovadora y orientada a los resultados y dar forma en último término a proyectos concretos.

Particularmente adecuado para dar cobijo a un alto número de participantes, un “open space” puede durar una hora o una jornada completa.

En algunas empresas se celebran “open spaces” al menos una vez al mes. Esta dinámica es apropiada para abordar temas que se quedan habitualmente en el tintero o que es preferible abordar fuera del ámbito laboral.

5. Management Hackathon

Un “hackathon” se desarrolla habitualmente en tres fases. En primer lugar, tiene lugar una sesión de “brainstorming”. A continuación, se presentan los resultados emanados del “brainstorming” en grupo. Y la tercera y última fase, la conclusión, es la presentación de los resultados al público.

Los resultados que brotan de un “hackathon” no tienen que estar necesariamente pulidos, pero deben ser viables.

En un “hackathon”, y acogiéndose a un determinado “framework”, grupos de naturaleza interdisciplinar tienen la posibilidad de trabajar en temas y productos específicos para dar alas en último término a la innovación.

6. Retrospectiva

Pese a lo que pudiera sugerir su nombre, lo cierto es que la retrospectiva es una técnica que se utiliza en proyectos que están ya en marcha con el objetivo de lograr mejoras con la vista puesta en el futuro (y sin buscar culpables por errores pasados).

En una retrospectiva el foco está puesto en el aprendizaje de periodos y proyectos pasados a fin de detectar dificultades.

El objetivo de una retrospectiva es identificar potencial de mejora en un proyecto en colaboración con un nutrido grupo de personas (las que han tomado parte en ese proyecto).