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El programa de facturación varía en función del tipo de negocio

Cómo elegir el programa de facturación más adecuado

Descubre los mejores consejos para escoger un buen programa de facturación que serán clave en la organización del trabajo diario

Cómo elegir el programa de facturación más adecuado

Emprender una actividad por cuenta ajena implica asumir que las tareas de contabilidad pasan a formar parte de la rutina de trabajo. Son muchos los aspectos que el autónomo ha de tener en cuenta, por lo que contar con un programa de facturación le será de gran ayuda.

Facturas y contabilidad, el día a día de los autónomos
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor el 1 de enero del presente 2018, ha provocado un aumento del número de profesionales que se han dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) en los primeros meses del año.

Más allá de las dificultades propias del inicio de cualquier actividad por cuenta ajena, los nuevos autónomos se encuentran con un nuevo escenario en el que se ven obligados a aprender rápidamente a realizar gestiones contables relacionadas con sus obligaciones fiscales.

En principio, esta realidad puede llegar a ser bastante abrumadora para el nuevo autónomo. No obstante, existen multitud de herramientas que pueden ayudar enormemente a gestionar y automatizar la contabilidad de la empresa y también a organizar el día a día del negocio.

Por este motivo, contar con un buen programa de facturación es clave para la organización del trabajo diario y, en general, para la gestión integral de la propia empresa. En el mercado se pueden encontrar numerosas opciones de pago de distintos precios, así como otras opciones gratuitas.

¿Elegir un sistema gratuito o de pago?
En el mercado de los programas de facturación existe una gran variedad en función de las prestaciones que ofrece cada software. Muchos de ellos son de pago, aunque suelen ofrecer también una versión gratuita más básica y sencilla.

Un ejemplo es ZFactura, considerado uno de los mejores sistemas del mercado. Este programa de facturación es de pago y su funcionamiento es muy sencillo: permite configurar diferentes modelos de factura, plantillas para presupuestos y modelos de informes.

Cuenta además con un sistema de trazabilidad que permite llevar un seguimiento preciso y detallado de ventas, números de lote de cada producto vendido, garantías, fechas de entrega o caducidad, clientes, proveedores y presupuestos, entre otros aspectos.

Otra prestación muy útil que ofrece es un sistema de avisos y alarmas. Esto es muy importante, ya que ayuda a tener un control y a organizar tareas como llamadas a clientes y proveedores, además de recordatorios de reuniones y fechas importantes.

En el caso de esta herramienta, se adquiere en un solo pago y no requiere de mantenimiento. ES decir, una vez se compra se obtiene licencia de por vida de dicha versión, a diferencia de otros programas de facturación que requieren del pago de una cuota periódica.

También existen programas gratuitos para aquellos que no puedan invertir en una herramienta de pago o, sencillamente, consideren que no la necesitan. El propio Ministerio de Industria ofrece una dirigida, fundamentalmente, a pymes, micropymes y perfiles del tipo freelance.

El inconveniente de las plataformas gratuitas es que a menudo suelen ser bastante limitadas en sus prestaciones, con funcionalidades que permiten una gestión de tareas muy básicas como la creación de facturas, el envío desde la propia aplicación o la realización de presupuestos e informes.

Tener en cuenta las necesidades del negocio
A la hora de elegir un programa de facturación es necesario tener en cuenta las necesidades del propio negocio. Es importante valorar qué tipo de productos o servicios se vende, la cantidad de existencias que se maneja o el número de clientes y de proveedores.

Otro aspecto no menos importante es ser consecuentes con el tiempo y dedicación que se puede dedicar a las labores de contabilidad, sobre todo en el caso de ser uno mismo quien va a gestionar este tipo de tareas, así como la propia habilidad para utilizar herramientas informáticas.

En este caso, funciona la máxima del “menos es más”. Esto quiere decir que es preferible contar con un programa de facturación sencillo que ofrezca únicamente las funcionalidades que se consideren necesarias para la actividad.

Utilizar un programa que sea práctico y fácil de usar agilizará las gestiones de contabilidad y, en definitiva, ofrecerá un mayor control al profesional de su propio negocio. Además, evitar las complejidades propias de programas más avanzados ayudará a no entorpecer otras tareas.

No obstante, en el caso de que la empresa crezca o se empiece a generar un volumen elevado de actividad, es recomendable valorar la opción de contar con un sistema de contabilidad más avanzado, que son generalmente de pago.

En definitiva, la contabilidad es vital para el correcto funcionamiento y desarrollo de un negocio. Por este motivo, merece la pena invertir tiempo y dinero en ella, ya que prestarle la debida atención puede, en el futuro, ahorrar al autónomo más de un quebradero de cabeza.

Nota de prensa

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