Para que toda campaña de mailing resulte exitosa es imprescindible contar con una base de datos de direcciones de calidad. La única forma de que estas bases de datos estén en buenas condiciones, es cuidándolas y actualizándolas regularmente.

En muchas ocasiones están mal estructuradas: es muy común que la información almacenada en cada uno de los campos esté mal colocada o que falten campos, es decir, que haya más información de la que se puede incluir. Si es este el caso habría que añadir más campos al banco de datos o, simplemente, sustituirlo por otro más completo.

En la mayoría de los casos es necesario realizar una remodelación o limpieza total de las bases de datos. La primera fase pasa por el análisis de las direcciones de las que se disponga. Es importante que aparezcan campos separados para nombre y apellidos, además de los apartados para el nombre de la empresa, departamento, persona de contacto, etc. También es muy eficaz separar por completo las direcciones de empresas de las particulares.
Los programas que analizan los bancos de datos intentan averiguar elementos como el tratamiento, el título, el nombre, apellidos y las partes de la empresa, incluyéndolos posteriormente de manera individualizada en los campos.
También revisan la información ya existente y generan nueva, por ejemplo: de un nombre de pila normalmente se puede saber el sexo al que pertenece.
Este tipo de análisis es muy apropiado, sobre todo en caso de comprar o alquilar direcciones ajenas para ahorrar tiempo y complicaciones, además de para rechazar direcciones de mala calidad.

Lo más importante de toda dirección es que el código postal sea correcto para que la carta llegue al receptor apropiado. Existen programas que comparan los datos postales con los del correo oficial. Hay un bajo porcentaje de casos en los que el programa reconoce fallos que no puede corregir, y este tanto por ciento se suele disponer para una posterior revisión manual / visual.

Otro punto significativo son los múltiples cambios de domicilio que se dan a diario. Esta alta fluctuación hace que las bases de datos se devalúen enormemente. Por eso es importante confrontarlas con el archivo de traslados de correos. Para eso existen también empresas de servicios que tienen el acuerdo correspondiente con correos.

En todos los bancos de datos hay un porcentaje, entre el 4 y el 6%, de duplicados. Si a un cliente le llegan mailings repetidos da la impresión de un envío masivo, que es precisamente lo que se quiere evitar. Una vez que se localizan los duplicados hay que preguntarse, en caso de que se diferencien en algo, cuál es el válido. Para ello existe un potente programa-software, denominado Twinfinder (más infos en info@marketingdirecto.com) que comprueba si la dirección es correcta y considera cuál es prioritaria.

Tras todas estas operaciones su banco de datos debe haber quedado “limpio”. Lo que es inevitable es que en poco tiempo vuelve a “ensuciarse” y anticuarse. Antes de alimentar su base de datos con nuevas direcciones conviene revisarlas y “purificarlas” porque de esta forma es más sencillo detectar los errores que una vez que ya se han introducido.
Para evitar posteriores trastornos, lo más recomendable es realizar inspecciones periódicas en las bases de datos.

Por último, en la preparación de todo mailing tampoco hay que olvidar comparar las direcciones a las que se van a dirigir, con las listas de bloqueos existentes para no enviar ninguno a las personas que no lo deseen.