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PROGRAMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS - TE HACEN LA VIDA MÁS FÁCIL

Hasta hace bien poco las agencias eran reacias a utilizar el management de bases de datos para su organización. Pero esa situación está cambiando. En los últimos tiempos se han desarrollado soluciones informáticas a medida que prometen organizar y facilitar el trabajo de las agencias. Los nombres de algunas de ellas: Combo, ConAktiv, TomAgency, Job-Check, ProAd y use.viernull.
A pesar de la variedad de la oferta, la mayoría de las agencias siguen teniendo programas de pocas prestaciones diseñados a medida – muchas veces, a partir de bases de datos standard como Acces. Pero esta situación está cambiando. En la pasada edición del CeBIT ya pudimos ver las presentaciones de estas aplicaciones informáticas. Y es que muchos se han dado cuenta de que la agilidad en el manejo de la información supone una ventaja competitiva.

Uno de estos expertos está convencido de que estos sistemas permiten acelerar el trabajo, mejorar su calidad y, en consecuencia, optimizar el servicio que se da al cliente.
Pero, ¿cual es la opinión de las agencias? No todas están tan entusiasmadas como él. Brill & Partner y KNSK/BBDO, por ejemplo, prefieren los programas hechos a medida de cada organización, y se muestran escépticos ante la idea de que estas nuevas aplicaciones vengan a resolverles sus problemas. Otros no son tan críticos. Marketing & More declara que, por el momento, no necesita estos programas pero que tal vez sí les sean útiles en el futuro.
Una de las agencia que ya los utiliza es MLW Kommunikations-Form. Sus responsables se muestran muy satisfechos con ConAktiv, la aplicación que han elegido. “Esta forma de trabajar acabará imponiéndose”- declara el director de la agencia – “porque al tener un sistema de costes seguro y una perfecta organización se puede dedicar más tiempo a las tareas realmente importantes”.
Y no son los únicos: en b.a.s. se sienten muy satisfecho con proa; y Fresse & Wolff también están encantados con su programa, use.viernull.
El responsable de compras de esta última agencia da un consejo a quienes estén interesados en estas aplicaciones: “No de al vendedor del programa más de una hora para mostrarle sus utilidades. Después plantéele problemas prácticos con los que se encuentra a menudo en su empresa y vea como los resuelve”.

Aunque estos programas aún no han sido adaptados al español, vamos a reproducir los consejos que daba el semanario “Werben & Verkaufen” a quienes estén interesados en adquirir alguno de ellos. Creemos que pueden ser útiles a cualquiera que esté pensando en adquirir una base de datos.

Los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

· Flexibilidad.
¿Puede el software adaptarse a las necesidades de nuestra empresa?
· Layout.
¿Cual es la impresión que da a primera vista la base de datos? Recoja la opinión de sus empleados y colaboradores. Ellos son los que tienen que trabajar con la aplicación.
· Módulos.
No todas las empresas necesitan todos los módulos y capacidades de los programas. Infórmese si es posible adquirir sólo aquellos que le interesan.
· Simplificación del trabajo.
¿Cómo nos simplifica el trabajo el software que hemos elegido? Pregunte a otras agencias que lo utilizan cual ha sido su experiencia con él.
· Inversión.
¿Merece la pena la inversión? ¿Qué garantías nos da el fabricante de que en el futuro habrá actualizaciones del programa?
· Documentación.
¿Cual es la calidad de los programas de documentación y de ayuda online? ¿Le resulta difícil a usted o a sus colaboradores adaptarse a la estructura de la base de datos?
· Instrucciones.
¿Qué instrucciones de utilización le da el fabricante? ¿Y a qué precio?
· Integración.
¿Puede integrarse con facilidad la nueva base de datos en el funcionamiento interno de su organización?
· Identidad Corporativa.
¿La nueva base de datos permite que los rasgos distintivos de su identidad corporativa aparezcan en cartas, cuentas, formularios,..?

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