Herramientas como el correo electrónico e internet han facilitado mucho el trabajo de oficina, aunque a veces se convierten también en una penosa carga para el trabajador. La revista W&V publica los siguientes siete consejos para hacer más fluida la comunicación digital en el terreno profesional:

1. Limitar el empleo de la función “CC”
Antes de recurrir a la función “copia de carbón” del correo electrónico, debemos considerar si el contenido del mensaje exige realmente que pongamos en copia a otros compañeros de trabajo. La función “CC” no hace sino multiplicar la recepción de mensajes, muchos de los cuales son innecesarios. De hecho, cada vez más compañías optan por restringir esta aplicación a nivel interno.

2. Establecer horarios para la revisión de mails
Revisar constantemente la bandeja de entrada del correo electrónico es una práctica extendida a nivel profesional, pero muy poco eficiente. Es preferible fijar determinados horarios para la consulta del correo electrónico.

3. Ser breves
En ocasiones, para hacer una comunicación por mail basta con rellenar la función “Asunto”. De esta manera, ni siquiera será necesario abrir el correo y se ganará en rapidez.

4. No estar permanentemente disponibles
Los empleados que están localizables siempre y en todo lugar corren el riesgo de ser sobreexplotados por sus jefes. Durante las tardes y el fin de semana, es mejor que éstos estén desconectados.

5. Apostar por la claridad en la comunicación
No todos los correos electrónicos exigen una respuesta. Hay que responder sólo aquello que sea realmente relevante. Y en caso de toparnos con mensajes poco claros, debemos solicitar siempre al remitente una aclaración.

6. Efectuar una criba de los newsletters que recibimos
A menudo la bandeja de entrada del correo electrónico se llena con decenas de newsletters que en realidad no leemos. Debemos mantener únicamente la suscripción de aquellos que de verdad utilizamos.

7. Restringir la navegación por internet a lo relevante
No todos los favoritos que tenemos agregados a nuestro navegador son realmente relevantes. En ocasiones, visitamos algunas páginas web por pura rutina y su lectura se convierte en una pérdida de tiempo. Hay que diferenciar, por lo tanto, entre lo relevante y lo irrelevante en la navegación por la red con fines profesionales.