Cómo enfocar las reuniones para hacerlas más eficaces

Los mandos directivos han cargado durante años con una carga extraordinariamente pesada. Y no es que tengan mucho trabajo. No en es tampoco que tengan demasiadas reuniones en la agenda. Su verdadero problema es la amalgama (absolutamente explosiva) de demasiadas reuniones y demasiado trabajo, que cuando caminan de la mano hacen que las 24 horas del día (aun aprovechadas hasta la última gota) se queden inevitablemente cortas.

El trabajo debería ser la prioridad número uno en el mundo de los negocios. Y las reuniones deberían ser un mero soporte del trabajo. Sin embargo, las reuniones acaparan muy a menudo excesivo protagonismo, engullen demasiado tiempo y terminan dinamitando por completo la productividad.

Muchos directivos están invariablemente sepultados en reuniones interminables (tanto offline como online). Quizás porque creen que tales reuniones les otorgan un mayor sobre los asuntos que tienen entre manos.

Afortunadamente no todos los directivos caen atrapados en una vorágine de reuniones tan ineficaces como superfluas. Es el caso de Steve Jobs, que se guiaba por una fórmula muy específica a la hora de involucrarse en reuniones de trabajo. Los ingredientes de esa fórmula los disecciona Jeff Steen en un artículo para Inc.:

1. No convoques a demasiadas personas a las reuniones (lo ideal es que haya entre 3 y 5 participantes)

Steve Jobs apostaba por reuniones lo menos populosas posible en aras de una mayor productividad. Al fin y al cabo, demasiadas voces pueden acabar trocándose en una auténtica marabunta y en ella resulta extraordinariamente complicado llegar a alguna conclusión.

En una ocasión el que fuera CEO de Apple llegó a declinar una invitación del presidente Barack Obama con otros «players» en el ámbito de la tecnología porque la lista de invitados era excesivamente larga.

A la hora de convocar a personas a una reunión es importante determinar asimismo cuál será su rol en el encuentro. Si no pueden realmente aportar nada, es mejor excluirlas y hacerles llegar después una transcripción o una grabación de lo ocurrido durante la reunión.

2. Apuesta por una agenda breve (integrada por no más de 3 temas)

El objetivo de una reunión debería ser que los participantes estén concentrados en unos pocos temas. Si en la agenda figuran, en cambio, más de 3 asuntos, es probable que los participantes caigan en un ciclón incontrolable de conversaciones sobre temas que no vienen al caso.

En semejantes y caóticas condiciones es difícil llegar a una conclusión y pasar a la acción. Por eso es importante que la agenda sea breve y que los temas abordados en la reunión estén claramente conectados con el propósito del encuentro.

3. Restringe la duración de la reunión a los 30 minutos

A menudo se piensa que las reuniones verdaderamente sustanciosas exigen mucho tiempo por parte de los participantes. La ciencia dice, no obstante, otra cosa. Nuestra capacidad de concentración es, al fin y al cabo, extraordinariamente exigua, por lo que no somos capaces de mantener discusiones realmente productivas durante mucho tiempo.

La mejor opción es que las reuniones no duren más de 30 minutos y que las piezas claves de información se dividan en segmentos digeribles de entre 1 y 2 minutos de duración.

Más allá de la fórmula planteada por Steve Jobs, es importante que antes de convocar una reunión se analice se manera pormenorizada su necesidad real respondiendo a estas 3 preguntas:

• ¿Exige la reunión el «feedback» de otras personas o es de naturaleza meramente informacional?
• Si realmente se necesita «feedback» de otras personas, ¿es realmente una reunión más eficaz en términos de tiempo que utilizar, por ejemplo, un simple email?
• ¿Proporcionará la reunión algún valor extra que no pondría sobre la mesa un correo electrónico?