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Tendencias en MarketingHábitos que hacen perder tiempo de trabajo y productividad laboral

La suma total de los minutos perdidos en distracciones y actividades no laborales puede suponer jornadas enteras de trabajo

Salir a fumar, mirar el móvil y otros malos hábitos que nos hacen perder tiempo y productividad en el trabajo

El portal Effiwork ha señalado los 10 principales hábitos que merman la productividad laboral y reducen la concentración en el trabajo día a día

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La eficiencia se diferencia de la eficacia en que requiere el aprovechamiento al máximo de los recursos para la consecución de una meta u objetivo. En el trabajo, esto podría equivaler a la “productividad”. En España, sigue siendo una asignatura pendiente, pues los trabajadores pierden mucho tiempo de sus jornadas divagando o procrastinando con ocupaciones desligadas de sus tareas. En comparación con otros países europeos, España es uno de los que mayor media de horas anuales acumula en materia laboral; sin embargo, su rendimiento y productividad son menores.

En este contexto, el equipo al mando del software de gestión de personal Effiwork señala la necesidad de cuantificar la cantidad de tiempo perdido y de identificar qué elementos o malos hábitos están detrás de este problema. “Las distracciones o ladrones del tiempo reducen la productividad mucho más de lo que creemos debido al esfuerzo que después supone recuperar la concentración en lo que se estaba haciendo”, señala Joan Pons, CEO de EffiWork.

Según EffiWork, para ser conscientes de los “vicios” que conducen a la baja productividad los trabajadores deben analizar sus jornadas y eliminar todo aquello que requiere tiempo y esfuerzo pero no aporta. Entre las principales distracciones o “ladrones de tiempo” señalan los siguientes:

1. Uso del móvil.

Los smartphones son una ventana abierta a una red continua y múltiple de conversaciones y contactos que supone una atención ininterrumpida. Según los expertos, el móvil constituye gasta el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Entre las posibles soluciones están silenciarlo y dejarlo fuera del alcance durante las horas de trabajo para mejorar el rendimiento y la concentración.

2. Ser multifuncional.

Tener varias tareas “a medias” simultáneamente provoca que todas ellas se hagan interminables o incluso que caigan en el olvido. El consejo que proponen desde Effiwork es enfocarse en una tarea cada vez y terminar algo antes de empezar otra cosa para repartir el tiempo de manera sensata, eficiente y ordenada.

3. Internet.

Internet ofrece un sinfín de distracciones: consultar el correo electrónico, mirar las noticias del día, buscar algún producto en una web de compras… La inmediatez de las búsquedas es un arma de doble filo; aunque se tarde 2 minutos en leer un artículo o consultar una página, los sites están diseñados para ir enlazando unos contenidos con otros y hacer que el tiempo se acabe dilatando más de lo esperado.

4. Mail.

“Visitar y revisar el mail es una actividad de alto riesgo para la jornada laboral. Las nuevas prácticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraerá constantemente nuestra atención con las alertas y los avisos y nos atraparán revisando uno tras otro”, explican los expertos.

5. Redes Sociales e interrupciones de compañeros.

Las redes sociales pueden ser una verdadera tela de araña capaz de atrapar a sus usuarios en un bucle constante de contenidos. A esto se le suman las distracciones generadas por las preguntas, dudas o favores de los compañeros, generando un balance final de tiempo perdido muy alto. Una posible solución es la asertividad; indicar educadamente a los compañeros cuándo no es posible ayudarles o prestarles atención. En el caso del teletrabajo, bloquear las notificaciones o silenciar los grupos.

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6. Reuniones y teleconferencias.

Una reunión significa una inversión de tiempo para varias personas. Al tiempo perdido se le suma la dificultad para recuperar la concentración tras las conferencias. “Para que una reunión sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duración estimada de la misma”.

7. Paradas para desayunar, tomar café y fumar.

Este tipo de “pausas” pueden acabar prolongándose más de la cuenta y acabar mermando las horas de trabajo cuando se vuelven rutinarias y frecuentes. Según algunos estudios, en algunos casos la suma total de los minutos puede traducirse en una hora y media de trabajo perdida.

8. Aplazar tareas o procrastinar.

Aplazar continuamente las tareas acumulará el estrés a posteriori y esto provocará un aumento de la ansiedad y los sentimientos de culpabilidad. En general, procrastinar conduce a sentirse frustrado y poco productivo. En Effiwork señalan que es más positivo buscar la predisposición y la motivación en el día a día porque “nunca va a haber un momento ideal para realizar un trabajo”.

9. Organización Vs desorganización.

Un sistema basado en la organización y la planificación contribuye a sesgar las tareas, mantener el control y anticiparse a los posibles problemas e imprevistos. En el lado opuesto, la desorganización afecta a la productividad negativamente. Lo aconsejable es esquematizar las tareas en un plan de organización que tenga en cuenta sus características, así como las pausas necesarias para mantener la mente descansada. Además, la energía con la que se empieza el día va mermando a lo largo de la jornada, aumentando progresivamente la posibilidad de cometer errores involuntarios. Por ello, es más recomendable afrontar las labres complejas al inicio del día.

10. Aprender a decir “no”.

Aprender a discriminar las tareas para decidir cuáles son importantes es fundamental para mantener los niveles de productividad. “Cuando se asume un trabajo ajeno al objetivo final, se está poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Por ello, aplicar la asertividad para rechazar con claridad tareas o actividades que no aportan, es un sano hábito que evitará cargar en exceso la agenda laboral”, explican desde Effiwork.

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