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Cómo hacer más en menos tiempo manteniendo la calidad

La productividad en la oficina

Una adecuada organización así como un correcto uso del correo electrónico, principales causantes de motivación y productividad en el trabajador.

El concepto de productividad ha cambiado de manera sustancial en las últimas décadas, especialmente en el ámbito de los trabajos de oficina. Gracias a muy relevantes mejoras en el software que utilizamos cada día para llevar a cabo nuestras tareas, en la actualidad somos capaces de producir en el mismo tiempo de trabajo muchísimo más que hace años.

Por suerte, podemos contar con herramientas que hacen posible trabajar mejor sin trabajar más. Los clientes de correo electrónico, por lo general, no son el caso. Al menos no sin cierta intervención organizativa, imprescindible para que no se conviertan en un obstáculo.

Productividad y motivación

La productividad está muy relacionada con la motivación en el trabajo. Llevar a cabo tareas de manera ágil y cómoda, completándolas en tiempo y forma, producirá una sensación de satisfacción que funcionará a través del sistema de recompensa de nuestro cerebro.

Sin embargo, no hace falta entrar demasiado en el análisis de procesos cerebrales. Desde un punto de vista más sencillo y práctico, se hace más que evidente que la improductividad causará frustración. Es más, ser menos productivos hará que nos vayamos tarde del trabajo, y muchas veces para seguir dándole vueltas a cuestiones estrictamente laborales en nuestra casa o en el trayecto de vuelta.

La productividad y el correo electrónico

El correo electrónico es uno de los grandes enemigos de nuestra productividad. Por lo general, los empleados de oficina trabajan con el cliente de correo abierto y con las notificaciones activadas, que pueden ser notificaciones de escritorio, notificaciones en el teléfono móvil, o incluso en el smartwatch. O peor aún, todas al mismo tiempo.

A recibir un correo electrónico, muchas veces y casi sin darnos cuenta, el instinto nos sugiere hacer clic en la notificación, leer y responder al instante, sin plantearnos siquiera que quizá no siempre sea necesario hacerlo de manera inmediata. Es más, seguro que muchos de nosotros hemos acostumbrado a nuestros interlocutores a la respuesta casi simultánea. Como decía Quino por boca de su célebre personaje Mafalda, a veces "lo urgente no deja tiempo para lo importante".

Cada vez son más las voces que aconsejan no actuar de esta manera, ya que favorecerá enormemente la pérdida de concentración. Una concentración que costará minutos recuperar. Muchos expertos recomiendan consultar el correo electrónico entre 4 y 6 veces a lo largo de toda la jornada de trabajo. Esto implicará desactivar todas las notificaciones que tengamos configuradas y establecer un horario propio en el que comprobar el correo y responder a todo aquello que requiera una respuesta.

El correo electrónico tampoco debería convertirse en un repositorio de archivos. Por lo general, los buscadores integrados en los clientes de correo son insuficientes y requieren el uso de operadores de búsqueda complejos, por lo que depender de ellos para encontrar un archivo será bastante improductivo.

Existen metodologías como la del inbox zero, sobre la que podemos encontrar multitud de tutoriales en internet, que nos muestran cómo deberíamos organizar el correo mediante etiquetas o carpetas, siempre con el objetivo de dejar vacía la bandeja de entrada al final del día.

Sea como sea, el correo electrónico es una gran herramienta de productividad pero, como con todo, hay que aprender a utilizarla de la mejor manera posible.

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