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Cómo lidiar con la discordancia entre las expectativas y la realidad de las presentaciones

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Las presentaciones son un elemento intrínseco a la práctica empresarial. Suponen la vía idónea de comunicación entre profesionales, si bien en la mayor parte de las ocasiones resultan soporíferas para quienes han de recibirlas, y su eficacia no está del todo probada.

A tal efecto, surgió el II Estudio de Presentaciones Empresariales de The Corporate Agency, que encuestó a 142 experimentados profesionales de la industria, con el fin de esclarecer el panorama de dichas presentaciones y la acogida entre los diferentes cargos.

En primer lugar, cabe mencionar que actualmente se asisten a más presentaciones que en los pasados años, a pesar de que se acuda a las mismas en la idéntica proporción. Así, el estudio pone de manifiesto que el 24% de los profesionales acude al menos a una presentación al día, mientras que anteriormente asistía diariamente tan solo la décima parte de los ejecutivos.

Asimismo, las presentaciones se preparan con relativa frecuencia, pues prácticamente dos de cada diez profesionales realizan una presentación al día. La cifra asciende hasta seis si hablamos de más de una exposición por semana, siendo los directivos comerciales y de marketing los más propensos a realizarlas, áreas donde más del 20% realizan una presentación por día.

Ahora bien, el estudio resalta que los profesionales no consideran en gran medida que las presentaciones a las que han de acudir sean “buenas“. De hecho, se califican en dicho término en un 25% de las ocasiones, mientras que la mitad de los ejecutivos encuestados las percibe como “correctas“.

De esta manera, asciende la cuantía de las percepciones más críticas y negativas, que pasaron de suponer el 17% de las exposiciones al 24%, si bien las exposiciones se catalogaron como positivas del orden de 13 puntos por debajo que en 2014.

Los profesionales de la industria no demandan nada nuevo en las presentaciones. Siguen reclamando en mayor medida claridad y exposiciones visuales, en un 83% y un 69% respectivamente.

El problema en cuestión reside en que las presentaciones suelen prolongarse en el  tiempo sin llegar a dar con su objetivo. Y es que el 69% de los ejecutivos siente que las presentaciones resultan “demasiado extensas”, mientras que algo más de la mitad de ellos (51%) critica la falta de un mensaje claro.

Entre los defectos más recurrentes para quienes presentan, destacan los visuales de poca claridad en el diseño (43%), además de los contenidos directamente pegados de las hojas de cálculo (33%) y las frases enteras en los contenidos expuestos (31%).

A modo de enmendar y mejorar las presentaciones, los encuestados señalan la necesidad de contar con “formaciones” o “profesionales especializados” a fin de conceptualizar y extraer lo esencial, si bien en la actualidad recurren en contadas ocasiones y de hecho el 52% de los entrevistados nunca acudió a una agencia para realizar presentaciones más trascendentales.

Debido a que la gran parte de las reuniones profesionales son protagonizadas por las presentaciones, existe una auténtica necesidad de optimizar las mismas y aumentar su coherencia interna, al efecto de cerrar la brecha entre las expectativas de los profesionales y la realidad de las exposiciones.

La tendencia a incluir demasiados datos e informaciones, el reaprovechamiento de diapositivas de otras presentaciones, la inexistencia de guión, la falta de jerarquización de los mensajes claves y la falta de impacto visual, son las principales cuestiones que dificultan el éxito en la mayoría de las presentaciones. La elección de la herramienta empleada es crucial (powerpoint, keynote, prezi, etc), aunque más importante es todavía el uso adecuado de la misma.

“Si tenemos en cuenta el aumento de actividad en torno a las presentaciones, ya sea por su realización o por la asistencia a las de terceros, nos damos cuenta del incremento de la importancia que adquieren como herramienta comercial y/o de comunicación. La consecuencia directa es que el tiempo empleado en dichas presentaciones ha aumentado notablemente. Y este tiempo tiene un precio. Son horas de trabajo.

Sin embargo el mimo o profesionalización de dichas presentaciones queda en segundo plano, suponiendo un claro perjuicio a la efectividad de las mismas y, por tanto, a las horas empleadas”, declaran los profesionales de The Corporate Agency.

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