La productividad sufre por el aumento de las reuniones uno a uno

Echemos por un momento la vista atrás para recordar cómo era trabajar en febrero de 2020, cuando la pandemia no había irrumpido aún como un elefante en una cacharrería en nuestras vidas para dinamitarlas por completo. Por aquel entonces departíamos desenfadadamente con nuestros colegas cuando nuestros caminos se cruzaban para ir a buscar café o bastaba recorrer escasos metros para discutir con ellos sobre problemas de naturaleza profesional. Antes de que entrara en escena el COVID-19 Zoom (y otras aplicaciones similares) eran meras herramientas ocasionales que no formaban parte integral de nuestras vidas.

Muy distinto es el panorama labora a día de hoy. Aunque muchas empresas están volviendo a arrojarse en los brazos de la oficina, muchos de los encuentros que otrora eran invariablemente offline siguen cobijándose bajo territorio online (y todo apunta a que no estamos ni mucho menos ante una tendencia meramente pasajera).

La apuesta por las reuniones de naturaleza online se está traduciendo en agendas aún más apretadas que antes de que asomar en el horizonte el COVID-19 (cuando ya nos quejábamos de la sobreabundancia de reuniones).

De acuerdo con un reciente estudio de Reclaim.ai, antes de la pandemia los trabajadores invertían una media de 14,2 horas en reuniones. Actualmente esta cifra ha escalado hasta alcanzar las 21,5 horas. Se trata de un crecimiento más que conspicuo que se revela aún más aterradora cuando fijamos la mirada en las reuniones uno a uno (esas que han venido a reemplazar a los encuentros casuales de la era precovid).

La productividad, la gran damnificada del creciente apogeo de las reuniones uno a uno

Las reuniones uno a uno han contribuido en buena medida a la insoportable inflación de reuniones de la que hemos sido testigos durante la pandemia. No en vano, este tipo de encuentros constituyen el 79,6% de las reuniones de nueva hornada emergidas tras las crisis del coronavirus.

Actualmente los empleados tienen una media de 5,6 reuniones uno a uno a la semana, muy por delante de las 0,9 de febrero de 2020. Semanalmente muchos trabajadores deben bregar con 4,7 más reuniones uno a uno que antes del COVID-19. Se tata de espectacular incremento del 500% que devora el 8,9% del calendario de los empleados.

La única buena noticia agazapada en el informe de Reclaim.ai es que afortunadamente la duración de las reuniones uno a uno está mermando, puesto que los trabajadores se están acostumbrado a saltar de reunión a reunión sin reservar inexcusablemente hasta 30 minutos a cada encuentro. Y la mengua en la duración de tales reuniones ha revestido también a tales reuniones de una mayor utilidad.

De todos modos, constatar que las reuniones engullen más de la mitad de las 40 horas semanales que el empleado dedica a su trabajo y los trabajadores deben afrontar una media de 25 reuniones a las semana no es modo alguno una buena noticia en términos productivos.

Para no llenar hasta la bandera su agenda de reuniones innecesarias el trabajador debe empezar a valorar si una reunión de puesta al día debe ser necesariamente cada 7 días y cada 10 días, por ejemplo, y si son necesarios realmente 30 minutos para decir todo lo que hay que decir en tales encuentros (o bastan probablemente apenas 10 minutos).