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Las ventajas de externalizar tareas administrativas de Back Office

Tendencias en MarketingTrabajadores en un call center

Ofrecer un servicio de Back Office ágil y eficaz es posible gracias a la externalización

Las ventajas de externalizar tareas administrativas de Back Office

Descubrimos todas las ventajas de externalizar las gestiones administrativas y comunicativas de manera global para call centers y franquicias.

Un buen servicio de Back Office debe funcionar de forma ágil y eficaz, no solo para resolver las actividades relacionadas con la gestión interna de una empresa, sino también para ahorrar tiempo y dinero que puede ser empleado en ofrecer un servicio más efectivo a los clientes. Esto es especialmente importante si hablamos del back office en franquicias, donde la atención al cliente es vital y la realización de tareas administrativas puede entorpecer la labor principal.

De hecho, esta complicación crece de forma proporcional al tamaño de la empresa. Por ejemplo, en las masterfranquicias, al ser una modalidad en la que el franquiciador otorga al franquiciado el derecho a explotar una franquicia en una amplia zona, la administración interna puede llegar a ser una tarea masiva si, además, se ha de compaginar con la atención al cliente.

Debido a este gran volumen de trabajo, cada vez más franquicias y grandes empresas apuestan por externalizar las tareas administrativas de Back Office. Obviamente, esta acción supone a medio plazo una disminución del tiempo invertido y los costes de mantenimiento de espacio, equipamiento, tecnología y otros factores en una estructura destinada únicamente a estas tareas. Así, la empresa puede optimizar mejor estos recursos en otras áreas donde sean más necesarios.

Pero éstas no son las únicas ventajas que se pueden sacar de una externalización de Back Office. La agilidad y rapidez que supone puede llevar a la empresa a recibir, entre muchos otros, los siguientes beneficios extra:

  • Aumento de la productividad y mejora de las tareas administrativas. Una externalización de las funciones de Back Office siempre irá respaldada por profesionales expertos en la resolución de este tipo de tareas administrativas: gestión de facturas y nóminas, digitalización y almacenamiento de los documentos corporativos, análisis de la información financiera de la empresa, puesta en marcha de procesos de prevención de riesgos laborales… La versatilidad de estos equipos externos para hacer todo tipo de tareas, y su conocimiento en su resolución, hará que la productividad en esta área en concreto se multiplique.
  • Servicio de asesoramiento. Queda claro que la experiencia y agilidad de la externalización del Back Office es una gran ventaja que lleva a muchas empresas a apostar por este método. Pero, además, hay que tener en cuenta que el backup de estos empleados externos les permite ofrecer asesoramiento a las empresas para implementar técnicas y métodos efectivos que mejoren los procesos internos.
  • Mejora de la seguridad interna de la compañía. Una de las tareas principales de los Back Office externalizados es la digitalización y realización de copias de seguridad de los documentos en papel de la compañía. Esto no solo facilita una mejor gestión de éstos, sino que también garantiza la seguridad de datos sensibles de la empresa frente a amenazas como los ciberataques.
  • Información de los clientes más completa y detallada. Para una gran franquicia puede ser complicado gestionar todos los datos de sus clientes, sobre todo si hablamos de una masterfranquicia con consumidores en varios países. Esta gestión se convierte en una tarea mucho más sencilla en las manos de un tercero que tenga el equipo informático y tecnológico adecuado para estas funciones: altas y bajas de usuario, gestión y enriquecimiento de base de datos, creación de listados y sorteos…
  • Mejora en la experiencia con el cliente. Aunque técnicamente el servicio de Back Office se encarga de tareas que no requieren estar de cara el público, también hay responsabilidades que pueden afectar directa o indirectamente a la relación de la empresa con el consumidor. Estudios de mercado, evaluación del desempeño de los productos o seguimiento de tendencias son algunas de las funciones que se pueden externalizar en estos equipos y que, si se realizan con presteza, ayudarán a mejorar la experiencia del cliente con la empresa.

Todas estas ventajas de contar con un buen equipo “outsourcing” de Back Office puede resumirse en un gran beneficio: el crecimiento empresarial. Y es que el asesoramiento y acción directa de expertos en este campo permitirá una gran productividad en las actividades de esta área mientras el resto de los empleados se concentran en las funciones usuales de la empresa como la atención al cliente o las ventas. Esto, sin duda, hará que la organización maximice su crecimiento y beneficios.

 

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