Ryan Holmes Presidente del Consejo Administrativo y co-fundador de Hootsuite

10 consejos para mejorar tus videoconferencias

videoconferenciaSeamos honestos. En el mejor de los casos, las reuniones de negocios pueden ser un poco... tediosas. Pero ahora que las conferencias se han vuelto virtuales, el riesgo de aburrir a la gente todavía es mucho más real.

Pero la realidad es que las conferencias y eventos virtuales van a formar parte de nuestro futuro a corto plazo y posiblemente se alarguen en el tiempo. Pero tampoco son todo malas noticias. En términos de accesibilidad, ahorro de costes, huella ambiental, etc., los eventos virtuales tienen mucho a su favor. Sólo tenemos que encontrar una manera de hacerlos menos tediosos.

En realidad, parte de esto se reduce a tener la tecnología adecuada y a saber cómo usarla, desde el alojamiento de la plataforma hasta los micrófonos y la iluminación adecuados. Pero muchas de las tácticas más poderosas para dar vida a los eventos virtuales tienen una baja participación de la tecnología, o incluso nula.

En el marco del crowdsourcing o herramientas para “externalizar tareas” y el intercambio de ideas, recientemente he realizado encuestas entre mis dos millones de seguidores en redes sociales, que incluyen aproximadamente mil personas de mi propia empresa, sobre cuáles son sus mejores mecanismos para mejorar las conferencias virtuales. Aquí están algunos de sus principales consejos (editados por motivos de longitud y claridad), con algunos comentarios míos. Algunos de ellos son bastante intuitivos; otros son reveladores, pero sobretodo espero que sean útiles:

El contenido es (todavía) el rey: "¿Son los eventos los que son aburridos o lo son los que los promueven? He visto a gente cautivar al público con un texto escrito. También he visto muchos dispositivos tecnológicos que son totalmente tediosos. La mayoría de las conferencias fracasan porque la esencia del contenido que las sustenta es débil, poco interesante y poco inspirador". - Yann Gourvennec, CEO de Visionary Marketing

¡Disculpa, Yann! Puede sonar súper obvio, pero fue el consejo más mencionado y repetido. No confiéis en utilizar la mejor tecnología para encubrir a ponentes aburridos, presentaciones, etc. Asegúrate de conocer a tu audiencia y saber lo que esperan aprender. Luego, dales lo que han venido a buscar... o incluso más. 

La perfección no es el objetivo: "Está bien (mejor que bien, en realidad) romper la "cuarta pared" y tener un momento más personal con la audiencia. En el pasado, el visionado era una experiencia fluida y cuidada. Pero ahora puedes y debes ser más cercano y espontáneo." Henk Campher, Vicepresidente de Marketing Corporativo de Hootsuite.

Esto es un poco contrario a la lógica, pero cuanto más perfecta es tu conferencia virtual, más riesgo tiene de resultar aburrida. A la gente le gusta ver momentos espontáneos: pausas, tropiezos, un poco de emoción. Si pretendes editar toda esa espontaneidad, podrías compartir un video de YouTube y tendría el mismo resultado. No digo que debas ser descuidado o no estar preparado, pero no te preocupes si no estás dando una charla del nivel de TED. Lo real tiene un mayor retorno de la inversión.

Los conocimientos básicos de sonido e iluminación son importantes: "¿Sabes lo que odio de los eventos virtuales en este momento? Que la iluminación y el audio son casi siempre terribles y los niveles de sonido son a menudo muy diferentes de un orador a otro, incluso dentro de una misma sesión... Como mínimo, el uso de micrófonos de solapa o de auriculares y una pequeña dosis de post-procesamiento pueden mejorar considerablemente la calidad del sonido". - Dave Unger, Responsable técnico de Ventas.

Esto puede parecer contradictorio con el objetivo de no buscar la perfección, pero en realidad no es así. Si vas a organizar una conferencia virtual, es tu responsabilidad asegurarte de que los oradores y presentadores tengan al menos un equipo básico y conocimientos en materia de sonido e iluminación. No digo que todo el mundo necesite un equipamiento profesional. El simple hecho de utilizar un micrófono de auriculares (frente al micrófono incorporado del portátil) o aprovechar la luz de la ventana puede marcar una gran diferencia en la experiencia de los espectadores. Oh, y una conexión fiable a Internet es, obviamente, un básico.

El feedback constante durante las presentaciones es vital: "Los eventos virtuales deben ser más interactivos o dirigidos por el propio usuario para atraer al participante hacia la pantalla y al evento. Por eso los eventos virtuales que tienen éxito atraen un gran número de comentarios que suponen una parte fundamental para mantener la diversión y atraer a la gente. El feedback inmediato para los organizadores también es crucial y útil". - Hanna Peltonen, Gerente de negocios, abastecimiento estratégico y RSE.

Piénsalo: en una conferencia en la vida real, el feedback fluye constantemente entre el orador y la audiencia, en forma de lenguaje corporal,  aplausos e incluso algún que otro abucheo. Tenemos que intentar replicar esto de alguna manera virtualmente, ya sea mediante un flujo de comentarios, emojis o incluso aplicaciones de aplausos virtuales. De lo contrario, es como si estuviéramos viendo una película. 

Los grupos de discusión son cruciales: "Descubrimos que separarse del grupo principal y fomentar la discusión en estos nuevos grupos fragmentados ayuda a mantener la emoción y la frescura del debate. Una vez que el tiempo se acaba en los grupos separados, se elige un portavoz de cada uno para informar de los resultados al grupo principal." - Brian Choongphol, Gerente de Automatización de Marketing por Correo Electrónico en el Instituto Pragmático 

Otra sugerencia muy popular es que las conferencias virtuales se puedan realizar también con grupos pequeños - talleres, grupos de discusión e incluso paneles de discusión más pequeños - donde los participantes puedan realmente interactuar e involucrarse en lugar de sólo sentarse y mirar. En la vida real esto suele ocurrir de manera natural, pero cuando nos separa una pantalla estos esfuerzos deben ser intencionados.  

Evento virtual, comida real: "Enviar tarjetas de regalo para que la gente pida su propia comida mientras ve el evento es un buen detalle. Especialmente para los oradores, si quieres que después pasen virtualmente el rato con los asistentes al evento". - Thera Martens, Directora de Marketing, Mid Market en Visier

Es una sugerencia muy simple, pero piénsalo: la comida y la bebida son el componente central de muchas reuniones en la vida real. Mantienen a los participantes con energía y fomentan la interacción. La ausencia de esos elementos en un entorno virtual puede ser una verdadera desventaja. El concepto de la tarjeta regalo es un buen punto de partida, y también da a los participantes un incentivo para asistir e involucrarse.  

Mejor corto e interesante: "A diferencia de un evento real en el que estás encerrado en una habitación y no puedes salir, en un evento online es fácil evadirse y difícil mantener la atención durante más de una hora de contenido. Así que ser conciso y pensar en cómo hacer que los oradores lleguen a sus objetivos lo más rápido posible es importante". - James Mulvey, Jefe de Contenido de Hootsuite

¿El verdadero valor de tu presentación está en las últimas diapositivas? Si es así, no dejes a tu audiencia expectante demasiado tiempo... o podrías perderla por completo.Otro ejemplo: ¿Qué parte de tu conferencia es sólo paja para rellenar? Redúcelo: en un formato virtual, unas pocas horas de buen contenido tendrán mucho más impacto que unos pocos días de cosas mediocres. 

Hacer networking y crear momentos para conectar con otras personas: "Una gran característica del evento virtual que experimenté fue una funcionalidad que te permitía conectar al azar con otro asistente al evento. Se te proporcionaban tres minutos para charlar sobre un tema antes de que terminara. Fue muy divertido". - Jon Erskine, Director de Ventas de Influitive

Una de las grandes razones por las que la gente va a los eventos es para hacer contactos. Desafortunadamente, en un evento virtual es difícil que esto ocurra de manera natural. Así que es responsabilidad de los organizadores crear momentos propicios para hacer networking. La app de conexión aleatoria es un gran ejemplo. Otras sugerencias pueden ser la creación de espacios virtuales "lounge" para que los asistentes interactúen entre las presentaciones, asignar momentos para charlar de cosas cotidianas y happy hours, o animar a los participantes a compartir las fotos de sus "oficinas en casa".  

No olvides el entretenimiento: "Algunos eventos virtuales intentan ser más amenos introduciendo elementos como pequeñas viñetas o más entretenimiento, no sólo el clásico webinar. Otros están agregando juegos, pruebas, etc. para hacer el evento más interactivo. Además, muchas celebrities, atletas y músicos están disponibles para su participación en el evento a un precio más reducido, ahora que el mercado ha cambiado". - Jeremiah Owyang, analista de la industria y socio fundador de Kaleido Insights

Hay una razón por la que los grandes eventos pagan mucho dinero para traer a músicos, actores y atletas para actuar y hablar. Las estrellas generan revuelo, aumentan la participación, animan a las audiencias y hacen el evento más memorable. El mismo principio se aplica a las conferencias virtuales. La gente que ve un evento en una pantalla todavía necesita estar más entretenida, por lo que integrar un concierto o un cameo de un actor famoso puede dar grandes resultados.

Todo el mundo necesita un kit digital: “Para la diversión de los asistentes, ofrece algunas recompensas digitales como pegatinas animadas y fondos de pantalla, fáciles de crear y sin necesidad de envío. El contenido es el rey en los eventos digitales y el diseño es la reina. Es muy importante tener en cuenta la experiencia que estamos proporcionando a la gente." - Dianne Semark, Directora Creativa de Hootsuite 

Siendo honestos, la mitad de la diversión de ir a un evento es ver cuántos bolígrafos, cuadernos, camisetas y pelotas antiestrés puedes conseguir. No hay razón por la que no se pueda tener la misma diversión en un entorno virtual, sólo tienes que encontrar la manera de digitalizar esos regalos. Las opciones van desde tarjetas de regalo virtuales y libros electrónicos hasta cosas más creativas como pegatinas animadas y fondos de pantalla. Pero ten en cuenta el consejo anterior: tu kit es un reflejo de tu marca, así que invierte tus recursos de diseño en hacerlo bien.

Ninguna de estas sugerencias es física cuántica, y esa es la clave. Hay muchos retos técnicos difíciles de superar a medida que trasladamos los eventos al espacio virtual en el futuro inmediato. (Podemos ver  “Virtual Event Tech Cheat Sheet” de Alistair Croll para inspirarnos). En cuanto al uso de AR/VR en entornos virtuales para simular la interacción con el mundo real, creo que veremos grandes avances en los próximos años.

Ryan Holmes, Presidente del Consejo Administrativo y co-fundador de Hootsuite

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