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Claves de un email corporativo

Escribir correctamente no es fácil. Además de las propias normas gramaticales, ortográficas y sintácticas, que deberíamos dominar todos los que nos dedicamos a la comunicación en alguna de sus ramas, es necesario analizar el público objetivo y el medio a la hora de elaborar un mensaje.

Cuando redactas un comunicado para enviar a través de email no es lo mismo que si lo haces para un medio escrito y, mucho menos, si lo haces para SMS o para comentar algo en algún foro o red social, donde la brevedad manda. Cada vez más, nos estamos volviendo «perezosos» al redactar, rozando incluso la chabacanería, y confundimos un «medio informal» con un «medio de andar por casa».

Cuando llevas la comunicación corporativa de una organización tienes que tener en cuenta que hablas en nombre de tu empresa, no en el tuyo propio… Así que no siempre puedes escribir lo que a título personal te gustaría, ni en el fondo ni en la forma, sino que has de adaptarte a la cultura organizativa que representas.

Aunque suene arcaico, las técnicas de redacción escrita de toda la vida que siempre han funcionado para redactar mejor, son un buen punto de partida para elaborar tus comunicados. A saber:

Claridad: Escribir con un máximo de sencillez para que el código permita el paso del mensaje.
Brevedad: Dar la máxima información en un mínimo de palabras.
Precisión: El texto debe focalizarse en lo que interesa.
Corrección: Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.
Totalidad: Evitar dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto.
Originalidad: No copiar las formas.

Si eres nuevo en el ámbito de la comunicación online y no sabes muy bien por dónde arrancar, otro clásico que no falla a la hora de conseguir coherencia en la redacción y, sobre todo, que ayuda a organizar lo que quieres contar, es la clásica fórmula de las 5 W’s: Who? (¿Quién?) What? (¿Qué?) Where? (¿Dónde?) When? (¿Cuándo?) Why? (¿Por qué?) How? (¿Cómo?).

Creo que cada vez nos olvidamos más de decir las cosas bien dichas y descuidamos cómo escribimos. Pero recuerda que un medio escrito perdura en el tiempo, así que formará parte de tu reputación online. Mi consejo: no descuides las formas.

María Capón Gómez

http://www.krasis.com

Charlie Sheen y TwitterAnteriorSigueinteGracias por la traducción del reportaje de ambient media

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