Las hojas de tiempo en una agencia - ¿Imprescindibles o pérdida de tiempo?

Se abre una vez más el debate de las hojas de tiempo: unas agencias lo consideran totalmente imprescindible, como parte integral de la gestión estratégica y financiera de la agencia; otras, sin embargo, no lo ven así. A continuación, enumero las opiniones

PUNTOS A FAVOR:

Controlar el tiempo real que se dedica: responde a la necesidad de controlar las “horas presupuestadas vs. las horas reales”. Para muchas agencias, el registro de horas es imprescindible, ya que su forma de presupuestar es normalmente por horas (por categorías o equipo).

Conocer los costes directos de cada proyecto: resulta imprescindible en la toma de decisiones estratégicas o financieras (la asignación de ciertos perfiles a proyectos,  orientar la agencia hacia los más rentables, o limitar proyectos que no lo son…). Con esta información se conoce también la inversión en proyectos internos o no facturables, como es el caso del New Business, trabajo pro bono, etc.

Examinar los proyectos con FEE: estos pueden convertirse en un “grifo abierto”, por lo que conocer el valor de las horas dedicadas al FEE de un cliente durante el año es un dato imprescindible en el momento de su renovación.

Comparar los servicios que se presupuestan con un tarifario de mercado (AAFF, Banner, etc.) con el precio de venta de las horas dedicadas. “Cuánto tendría que haber facturado por este servicio si lo hubiera hecho por horas”. Revisar lo que realmente se ha facturado nos permite tomar decisiones estratégicas, como ajustar tarifas, proponer un tarifario por cliente, etc.

Gestionar la productividad de los departamentos y la naturaleza de su dedicación en la agencia: se trata de conocer las horas dedicadas a proyectos facturables sobre el total de las horas registradas (“Time Utilization”). Analizar la dedicación a “tipos de proyectos”, como por ejemplo a New Business, a FEEs, a proyectos internos, pro bono, etc. Información estratégica que permite contestar  preguntas como: ¿deberíamos dedicar más tiempo al New Business? ¿Podemos seguir dedicando esas horas a proyectos internos? ¿Por qué este departamento de la agencia tiene un % de horas facturables tan bajo?

PUNTOS EN CONTRA:

No hay necesidad de saber cuándo dedicamos más horas de lo presupuestado: algunas agencias no presupuestan por horas, sino con unas tarifas pactadas y, además, es muy complicado facturar posteriormente las horas extra.

Rechazo por el personal de la agencia: hay quien piensa que los empleados se sentirán observados y obligados a justificar sus ocho horas diarias de trabajo. Además, en algunos casos, se podrían reflejar las horas extra, no pagadas normalmente.

Desconfianza en la veracidad de la información que proporcionan las hojas de tiempo, ya que depende, en algunos casos, de la buena fe del que las crea.

El registro de horas diarias nunca podrá entrar en la rutina del personal de la agencia. Simplemente, no está en la cultura del sector ni del país.

Conocer de antemano los clientes que dan pérdidas y ganancias: “Sabemos exactamente con qué cliente perdemos dinero y por qué razón. Tener el detalle de las horas no aportaría mucha más información y, lo más importante, no solucionaría el problema”.

Discrepancia “filosófica/ética” entre una herramienta de control administrativo y burocrático como las hojas de tiempo, en un sector donde la esencia es la creatividad. ¡Son dos conceptos opuestos!

La negativa de trasmitir a sus empleados que la agencia valora más la rapidez de ejecución que la calidad o la creatividad del trabajo.

Como conclusión, apuntaría que hace años el registro de horas no parecía ser importante para las agencias en España; pero en la tendencia actual, lo es claramente.

La crisis económica ha hecho que controlar los costes y ser más eficaz sea tan importante como incrementar la facturación. Lo fundamental es el valor estratégico y financiero que proporciona la información de las hojas de tiempo, pero también es muy importante recordar que “la información es poder”, siempre y cuando se toman decisiones o medidas con ella.

La esencia del negocio de una agencia es la creatividad, servicio por el cual se factura a los clientes, y la manera de medir con exactitud este servicio es a través de las hojas de tiempo.

En mi opinión, todos los puntos enumerados como negativos provienen normalmente de agencias con malas experiencias anteriores en el registro de horas, quizás en otra agencia, quizás por haber intentado implantarlo en la agencia y haber fracasado en el intento…

Si ciertas agencias lo han conseguido y obtienen información tan valiosa, probablemente la cuestión sea, ¿cuál es la estrategia correcta para conseguir ponerlo en marcha?

Mathieu Dubois

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