Fernando González Romymail

Lo que debes saber sobre la relación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos y tu email marketing - Fernando González

Entre las novedades que trae este 2018 para el mundo del marketing, una de las más importantes es que en mayo empezará a aplicarse el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE. Hemos tenido dos años para prepararnos, ya que lleva en vigor desde 2016. Pero llega el momento de asegurarse de que lo estemos cumpliendo completamente.

Para todos aquellos que hacemos email marketing, el RGPD trae novedades que debemos tener en cuenta, tanto en la obtención y procesado de los datos, como en el contenido de nuestras comunicaciones.

Te explicamos algunos de los puntos clave.

-  Cómo obtener los datos de nuestros contactos

Es más importante que nunca tener el consentimiento expreso y claro del contacto para enviarle comunicaciones por email.

Para poder hacer esto hay algunas prácticas que se vuelven obligatorias:

  • Redactar unas condiciones de uso claras y entendibles por todos. Debemos ser totalmente transparentes al informar del uso que vamos a hacer de sus datos.
  • Incluir una casilla de checkbox en el formulario de suscripción para aceptar las condiciones. Esta casilla no puede estar pre-marcada.
  • Usar el doble OPT-IN. El OPT-IN simple ya no sirve. Se debe enviar un email de confirmación al correo proporcionado y esperar la confirmación del contacto para poder guardar sus datos.

-  Proceso de baja

Debe ser fácil darse de baja de tus envíos de email marketing.

El link de baja es obligatorio en todas las comunicaciones que envíes por email, incluidas promociones y publicidad. Debe ser visible y claro.

Se trata de que sea tan fácil darse de alta como darse de baja de tus comunicaciones por email.

-  Derecho al olvido

En cualquier momento, el usuario puede pedir que se elimine por completo toda la información que se tiene almacenada sobre él. Por lo tanto:

  • Se debe dar la opción. En nuestras comunicaciones por email debemos incluir un link para que pueda pedir la eliminación de sus datos de nuestra base de datos.
  • Debemos cumplirlo. Eso requiere organización por nuestra parte para tener un sistema de eliminación de datos eficaz y rápido.

-  Responsabilidad del procesamiento de datos

Las empresas pasan a ser responsables de cómo procesan los datos y, lo más importante, deben poder demostrarlo. Ahora es imprescindible que lleven un registro de cómo han procesado los datos, registro que puedan aportar en menos de 72 horas, en caso de ser necesario.

Relacionado con esto, aparece la figura del Delegado de Protección de Datos, obligatoria en algunos casos.

-  Aplica con carácter retrospectivo

Es decir, que la base de datos que ya tienes para hacer email marketing debe cumplir con el nuevo RGPD.

¿Tienes el consentimiento específico de todos los contactos de tu base de datos? ¿Puedes demostrarlo?

Cualquier registro ambiguo requerirá la necesidad de volver a pedirlo.

Si quieres hacer buen email marketing y evitar sorpresas legales, revisa que estés cumpliendo con todos estos puntos. Tienes hasta mayo para poner en orden los últimos detalles y así conseguir que tu email marketing cumpla con el nuevo RGPD.

Para más información, la Agencia Española de Protección de Datos ha puesto toda la información necesaria a nuestra disposición. Puedes verlo aquí.

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