Por qué su base de datos va a quedar obsoleta y cómo solucionarlo

Bien utilizadas, las bases de datos son herramientas extremadamente potentes. Sin embargo, cometer determinados errores a la hora de gestionarlas puede tornar su uso no sólo insustancial, sino contraproducente. No calificar o calificar mal los leads, la falta de tiempo y la falta de seguimiento de la actualidad del mercado pueden contrarrestar todos los esfuerzos y la inversión realizada. De hecho, ¡la falta de fiabilidad de los datos incide hasta un 20% en el volumen de negocio de las empresas! Por suerte, todo se puede enmendar.

Lo primero es calificar de forma adecuada los leads. Una de las formas de recabar datos más común son los formularios de contacto, pop-ups y formularios de asistencia a ferias profesionales. Para que estos datos sean completos, fiables y aptos para su uso comercial, es fundamental estructurar los campos y habilitar algunos como obligatorios. De esta forma, se eliminan posibles erratas al introducir la información o que el formulario quede incompleto. Nombre, apellido, cargo, empresa y correo electrónico son los cinco datos necesarios y máximos que se debe pedir a un usuario para no agobiarle y evitar que salga del sitio web.

Esto no quiere decir que no podamos pedir otros datos a los clientes potenciales. Los formularios deben adaptarse a las diferentes fases de compra o exploración de la web, de forma que un usuario pueda ir rellenándolos poco a poco. Un buen consejo para evitar ser demasiado invasivo y que los clientes potenciales huyan es incorporar campos inteligentes. Los campos inteligentes, una vez completados, se sustituyen por otro, y así sucesivamente. Con los campos inteligentes se puede recabar un mayor número de informaciones sin multiplicar el número de formularios.

Una vez conseguidos los datos de forma correcta, se incorporan al CRM. Como por definición una base de datos es dinámica, los formularios deberán testearse regularmente, ya que el 30% de los datos de una empresa cambia cada 12 meses.

La falta de tiempo hace que muchas veces no se compruebe lo incluido en la base. Así, los errores tipográficos o de copiado y las fichas incompletas pueden llegar a hacer que la información sea inexplotable. Para evitar esto, conectar el CRM con una solución de inteligencia comercial es la solución. De esta forma se evita la pérdida de valor de la información, a la vez que pueden actualizarse los datos en tiempo real. Con menos errores y un ahorro de tiempo considerable, su base de datos se lo agradecerá.

La inteligencia comercial, además, ayuda a la clasificación de los datos y a su conservación a largo plazo. Por ejemplo, clasificando a las empresas por su elemento clave, es decir, por el CIF. El CIF es el medio de identificación de las empresas españolas y, por lo tanto, el fichero de prospección siempre tiene que basarse en este indicador y no en los datos de contacto, condenados a evolucionar. Los sistemas de inteligencia comercial se aseguran de agregar el CIF para conseguir una base de datos fiable, completa y, sobre todo, en consonancia con la actualidad del mercado objetivo.

Por último, hay que hacer un seguimiento constante a la actualidad del mercado. Cualquier acontecimiento destacado (cese de actividad, fusión, recompra, cambio de sede, contratación, nombramiento, cambio en los estatutos, etc.) puede ser una oportunidad de negocio potencial para la empresa. Para ser capaz de identificar esas señales, es necesaria una gestión de la base de datos en tiempo real.

Programar alertas automáticas sobre acontecimientos muy precisos permite seguir la vida de clientes tanto actuales como potenciales. En consecuencia, la relación con ellos será más personalizada y podrá mejorar significativamente.

Tener una base de datos mal rellenada, la falta de tiempo para actualizar los ficheros o la incapacidad para detectar las señales de negocio son situaciones contraproducentes que tarde o temprano harán que las bases de datos de trabajo queden obsoletas y, en consecuencia, la buena salud de la empresa se vea afectada. Por suerte, existen soluciones rápidas y fáciles para poner remedio.

Xavier Piccinini, director general de Doubletrade España

 

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