Sácale provecho a la junta de directivos semanal de tu agencia

La siguiente rutina es bastante común entre las agencias: Una vez a la semana, las cabezas de la agencia se reúnen para hablar sobre los proyectos en marcha, los pitches y las oportunidades. Esta reunión es clave para establecer las prioridades, verificar si hay temas importantes que necesiten ser abordados, conversar sobre temas generales de la agencia y visualizar el flujo de ventas. 

De esta reunión se desprende información importante que alimenta las reuniones de tráfico o coordinación. En ella, la gestión de tráfico se asegura de que todos en la agencia tengan claros los entregables, ‘deadlines’ y las tareas. Además, evalúa si la agencia necesita ‘freelancers’ o si hay campañas, proyectos o recursos que requieran ajustes. 

¿Te suena familiar algo de esto? 

Esto seguro de que sí. He trabajado en la industria publicitaria durante muchos años y desde que salí de WPP y fundé Agency Soft he visto este mismo patrón en muchos de mis clientes. Lo más increíble, además, es que las agencias usan hojas de cálculo para manejar esas reuniones. Esto hace que sean increíblemente ineficientes. 

Esta ineficiencia se debe a que algunos de los miembros (típicamente los más junior) de cuentas o del ‘back office’ de la agencia tienen que pasar horas consolidando múltiples planillas o cargando datos manualmente. Además, tienen que asegurarse de que esas hojas de cálculo estén actualizadas antes de que empiece el tráfico. Estas hojas deben actualizarse durante las reuniones, y es muy común que haya fallas en las fórmulas. Por lo tanto, las personas deben pasar mucho más tiempo intentando descubrir dónde están los errores. 

Luego se distribuye la información para que cada equipo o departamento realice la ejecución. Es decir, más trabajo manual de cortar, pegar y adjuntar archivos en un correo electrónico. Todas estas tareas representan tiempo, uno de los recursos más valiosos de las agencias. 

En nuestro sitio web tenemos un artículo en el que explicamos las razones por la que las hojas de cálculo y el correo electrónico no sirven como sistemas de gestión de agencias. Además, ¿sabías que 9 de cada 10 hojas de cálculo tienen errores? Estoy seguro de que todos hemos perdido tiempo sin nada que hacer mientras un miembro del equipo arregla las fórmulas de una hoja de cálculo. Tampoco hay duda de que todos nos hemos visto en situaciones en las que descubrimos (tarde) que las estimaciones, metas u objetivos no son precisos, porque hubo un error en la fórmula. 

Responde con honestidad, ¿ves que esto pasa en tu agencia? 

Muchas agencias todavía no saben que existen sistemas muy accesibles que automatizan completamente ese manejo ineficiente del flujo de trabajo basado en hojas de cálculo y correos electrónicos. Y no tiene nada que ver con el tamaño de la agencia. Recientemente implementamos un sistema de gestión en una agencia muy grande que aún manejaba su administración y flujos de trabajo con hojas de cálculo. 

Imagina que asistes a la reunión semanal y todas las cabezas ya están al tanto de los proyectos y oportunidades gracias a que la información se ha ido alimentando en tiempo real y de manera descentralizada. Esto quiere decir que cada persona pudo actualizar el estado o los requerimientos en una interfaz fácil de usar. De esta manera, la naturaleza de las reuniones cambia: 

• Las reuniones son más cortas, lo que libera horas facturables de los asistentes y reduce el ‘overhead’
• Durante estas reuniones se puede tratar los problemas principales y tareas de valor agregado, en lugar de presenciar la actualización manual de datos en una hoja de cálculo. 

Imagina un mundo en el que los cambios en los proyectos y en las oportunidades se actualicen automáticamente en un sistema de reportes y tableros de gestión en tiempo real. El sistema además mostrará el estado de los proyectos, los recursos consumidos, el ‘backlog’ y calculará la ganancia proyectada de los proyectos existentes. 

Imagina un mundo en el que esta información se consolida desde un sistema de gestión totalmente integrado. Gracias a ello, cada equipo puede ver la misma información desde su propio punto de vista según los recursos que le corresponden. Así se mantiene la visibilidad en tiempo real de todas las asignaciones del personal en proyectos, oportunidades, trabajo no facturable en incluso tiempo libre. 

Imagina que este sistema te provee de reportes y tableros de gestión que muestran a los coordinadores o project manager cuándo podrían tener una escasez o sobredemanda de recursos. De esta manera podrán afrontarlas de manera proactiva, reduciendo el tiempo y la necesidad de efectuar reuniones para evaluar los recursos. Como un extra, el sistema garantiza que tu agencia no contratará ‘freelancers’ a menos que sean necesarios. 

Bueno, no tienes que imaginarlo más. Esto es lo que ofrecemos en Agency Soft: Sistemas de gestión que simplifican tu vida y optimizan la operación de tu agencia. Son sistemas que están hechos a la medida para cada agencia, sin importar su tamaño. En su mayoría estos sistemas cuestan menos de un dólar al día por empleado. No estamos hablando de ERPs costosos ni de procesos de implementación difíciles. Por eso, la decisión de ir hacia el futuro, la eficiencia, la optimización de costos y recursos y poder tomar decisiones en tiempo real no requiere de mucho análisis. ¡El retorno de la inversión está asegurado! 

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Mike Haile, Founder & CEO de Agency Soft

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