Tomás Santoro Fundador de SumaCRM

Cómo solucioné los 3 errores más comunes a la hora de gestionar mi equipo comercial - Tomás Santoro

"Ring… Ring…” - sonó mi teléfono

" ¿Hola?, ¿quién es?"- pregunté como siempre hago al descolgar.

"¡Buenas!, al habla Michael Kleindl te llamo porque quiero comprar SumaCRM" (vale, quizá lo esté exagerando un poquito, pero quiero imaginarme que fue así).

Que te llame un gurú de los más importantes ¡motiva una barbaridad! Estuvimos negociando durante un par de meses y pese a que no pudimos llevar las negociaciones a buen puerto, aprendí algo súper importante de él:

"Para toda empresa que empiezan a crecer existe ese momento clave en el que pasan de ser pequeñas a ser medianas. Y es realmente complicado gestionarlas. Tú estás en el momento crítico, cuando se necesita mucho conocimiento de gestión en cuanto a las herramientas que necesitas."

Y la verdad es que Michael tenía muchísima razón. Yo no era un experto en ese mundillo. Pero pese a eso, supe disimularlo mejor que bien :)

Os cuento con detalle: hace unos 11 años, terminé Ingeniería Informática. En cuanto acabé, empecé a currar en Londres, en IBM durante un año. ¡Imaginad qué pasada! Después de eso, vine de vuelta a Madrid para trabajar en una empresa de consultoría… hasta que mis ganas por emprender explotaron y me tiré de cabeza a la piscina. Por mi escasa experiencia no me di cuenta que no había aprendido lo suficiente como para gestionar una gran empresa.

Aun así peleé muchísimo para que la empresa no encallara, así que tomé dos decisiones:

1- Busqué a través de Infojobs a alguien con los conocimientos necesarios para ocupar el puesto de dirección comercial. Ya que yo, en ese momento, no me veía del todo capacitado.

2- Probé la mayoría de los CRM más importantes del mercado (herramientas que ayudan a gestionar mejor tus clientes).

Y precisamente por estos dos puntos, aprendí muchísimo, y como me gusta decir siempre… ¡ojalá alguien me lo hubiera contado antes! así que para que a ti no te pase, te voy a decir paso por paso, todo lo que tienes que saber para no cometer los 3 errores más comunes a la hora de gestionar mi equipo comercial (y que a mí me pasaron).

1. El tiempo de los comerciales estaba mal organizado

El mayor error que cometí en mi primera empresa de marketing online “Bocetos.com”, fue la de no organizar bien el calendario de los comerciales. Estos salían como pollos sin cabeza con el único objetivo de reunirse con el cliente. Y esto tiene mucho riesgo.

Se pierde muchísimo tiempo; apagas el ordenador, sales de la oficina, te metes en el coche, consigues llegar al sitio, ¡y aparcas!, llegas al lugar de la reunión, esperas mientras preparan la reunión, pasa la reunión, buscas el coche para volver a la oficina, abres de nuevo el ordenador... ¡Vaya jaleo!

“Existe una cosa muy misteriosa, pero muy cotidiana. Todo el mundo participa, todo el mundo la conoce, pero muy pocos se paran a pensar en ella. Casi todos se limitan a tomarla como viene, sin hacer preguntas. Esta cosa es el tiempo” - Momo, de Michael Ende

Ahora os voy a contar qué hicimos para solucionarlo.

Cogimos el calendario y organizamos la semana para que fuera así:

  • Los lunes y los martes: llamábamos hasta que saliera fuego del teléfono. El objetivo era conseguir una reunión para ponerla a cualquier hora libre entre el miércoles, jueves o viernes. Y quedaba terminantemente prohibido agenciar una reunión para los lunes o los martes.
  • Los miércoles, los jueves y los viernes: tenías que hacer todas las reuniones agendadas. El que pasara por la oficina, mala señal. Significaba que no se había organizado bien la semana.
  • Truco: Es mejor ir llenando las reuniones hacia atrás, desde el viernes hacia el lunes, para que así el momento que se solaparan las llamadas y las reuniones, querría decir que podrías irte de la oficina para volver el lunes de la semana siguiente. Así, si eres bueno con las llamadas el lunes mismo puedes haber completado toda tu semana.

¿Que conseguimos?: Pasamos de tener cuatro reuniones semanales, a seis. Echando la vista atrás, eso significaba que durante años perdimos un 50% de reuniones potenciales.

2. No existían miniobjetivos diarios entre los comerciales

En lo que coinciden todos los comerciales es que llamar agota, física y mentalmente. Y no les falta razón.

Ahora os voy a contar nuestra solución.

Como en el punto uno ya hemos conseguido organizar la semana, ahora el lunes y el martes lo dedicamos a llamar a full esos dos días. La diferencia es que si llamas mucho y consigues llenar tu semana, ¡dejas antes de hacer llamadas!

¿Veis esas cajitas negras? Se llaman teléfonos y voy a contaros un secreto sobre ellos: NO se marcarán solos, ¿Vale? Sin vosotros, son trozos de plástico inútiles, como un M16 sin un marine entrenado para apretar el gatillo - El Lobo de Wall Street

Si eres consciente de que en dos días tienes que agenciarte toda la semana, podrás ir haciendo tus cálculos para ponerte miniobjetivos.

¿Cómo sería ir yendo hacia atrás?:

  • Pongamos que los objetivos que tiene el comercial son cuatro ventas en todo el mes.
  • Si la media de éxito es un 20% en cada reunión.
  • Un comercial necesitará una media de ocho reuniones por semana para conseguir esas 6 ventas (cumpliendo objetivos de forma sobrada).
  • Y pongamos que para conseguir una reunión, se necesitan 20 llamadas. Si lo que queremos es conseguir ocho reuniones por semana, multiplicando nos dará un total de 160 llamadas que deberá hacer cada comercial.

Lo que esto significa es que si el comercial no realiza esas 160 llamadas el lunes y el martes, lo más probable es que no consiga cumplir sus objetivos de cada mes. Pese a eso, la buena noticia es que siempre se pueden poner soluciones.

Resumiendo:

         1- Si entre el lunes y el martes no consigues realizar todas las llamadas, deberás llamar más.

2- Si no consigues cerrar al menos una reunión por cada veinte llamadas, deberás revisar tu argumentario Role Plays con quien sea el encargado de llevar las ventas.

3- Si no consigues cerrar al menos una venta cada ocho reuniones, revisarás tu argumentario de reuniones Role Plays de nuevo con el responsalbe de ventas.

3. No se realizaba seguimiento de las reuniones por parte de los comerciales

En Bocetos.com tuvimos un gran error, y fue que nuestros comerciales no realizaban seguimiento a todas las reuniones. Parece absurdo, ¿no? pero era exactamente así. Volvían de cada reunión, si les fue bien, continuaban. ¿Qué pasaba si volvían de una donde le contestaban: “tengo que meditarlo”, “recuérdamelo en tres semanas” o cualquier cosa similar? lo único que hacían era apuntarlo en una página de Excel, pero pasado el tiempo se volvía completamente inmanejable.

Lo peor de todo, es que ¡perdían alrededor de 20 ventas por mes, cada comercial!

El liderazgo consiste en enseñar a la gente normal a hacer el trabajo de personas superiores” - John D. Rockefeller

Os voy a contar cómo le pusimos solución:

Necesitaba un sistema para gestionar los clientes que mejorara la comunicación interna de nuestra empresa y con los clientes potenciales. Necesitaba un CRM. Lo que hice fue probar los CRM más importantes del mercado. Y no os voy a engañar, me desilusioné bastante. La mayoría eran complicados o muy simples y por consiguiente poco útiles. No había término medio.

¿Qué resultado conseguimos?

Ya os lo podéis imaginar ¿no?, acabé creando ¡mi SumaCRM personal!

Cómo utilizamos nosotros nuestro propio CRM: SumaCRM

Paso 1. Nuevo contacto:

Pongamos que estamos en los días de llamadas a tope. Suponemos que realizas unas 80 llamadas, y consigues un contacto:

  1. Vas a SumaCRM y creas un contacto: “Juanito De la Cruz”.
  2. Como ya es posible cliente, crearás una negociación: “Presupuesto para Videoclip”.
  3. Dentro de esa negociación, crearás una nota y una pequeña descripción: “El cliente quiere un videoclip en la Sierra de Madrid”.
  4. Y dentro de esa nota, le creas una tarea y una fecha: “Reunión importante” y “Fecha: 15 agosto 2017”.

El mismo día que os tengáis que reunir, en la pantalla de tu ordenador aparecerá la tarea y accederás para ver de qué negociación viene. Como la negociación tenía asignada una nota, al leerla podrás acordarte rápidamente de la conversación que tuviste y qué es lo que ese contacto quería.

Te dejo un enlace donde explico en vídeo lo fácil que es todo este proceso:

https://youtu.be/0tepi2Cr-JQ

Paso 2. Día que tenías asignada la reunión:

Cómo ya te ha avisado SumaCRM que tienes una reunión a tal día en tal sitio. ¡Nunca vas a llegar tarde! Cuando salgas de ella, coges el teléfono y simplemente haces click en la negociación:

  1. Te vas a la tarea “reunión importante” y la marcas “realizada”. Después haces otra nueva nota: “al cliente le gusta mucho cómo hacemos nuestros trabajos, pero ahora mismo el presupuesto que le presentamos le parece un poco caro. Dice que le demos 3 meses para que ahorre un poco más”.
  2. Sobre esa misma nota, creas una tarea nueva con una fecha para que SumaCrm vuelva a avisarte ese día y no se te olvide el seguimiento: “Llamar al cliente” y “Fecha: 15 de octubre de 2017”.
  3. Una vez llegada la fecha, hablarás con tu contacto y si ha aceptado, marcarás como ganada tu negociación. Si no, la pones como perdida. Esto es muy importante para que luego tú puedas hacer seguimiento a cada una de tus ventas, buscando: “Negociaciones aceptadas en los últimos X días”.

Simplemente así, ¡tus comerciales empezarán a vender a un cliente más cada mes!

¿Cuál fue el resultado?

Gracias a este sistema y a que nuestro director de comerciales Manuel Fernández realizó una labor increíble, conseguimos cumplir objetivos de ventas ¡seis meses consecutivos!

Lo fundamental es que te rodees de los mejores. En nuestro caso, nuestro director comercial, Manu, ¡es un fiera! Tiene el don que se necesita para las ventas y no necesita del argumentario de llamadas para vender.

En resumen:

Utilizando una herramienta de gestión de los clientes para mejorar la comunicación interna de vuestra empresa (un CRM, y especialmente SumaCRM), conseguiréis:

  1. Que los comerciales organicen genial su tiempo.
  2. Que los comerciales consigan cumplir sus objetivos mensuales a través de miniobjetivos diarios.
  3. Que los comerciales hagan seguimiento de todas sus reuniones sin perder ningún potencial cliente.

Rodeado siempre de los mejores, y posicionando a tu empresa camino al aprovechamiento de todos sus recursos. Lo cual es sinónimo de éxito asegurado.

 

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