Un software ERP hoy en día se ha convertido en un recurso de suma importancia, gracias a sus ventajas de optimización y simplificaciones de operaciones y producción de cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño o sector. No obstante, al haber tantas alternativas en el mercado, elegir el ERP adecuado puede ser abrumador.
Por esa razón, parte de la integración de un software ERP en el día a día de las empresas, sea una PYME o una gran organización, pasará antes por tomar la decisión adecuada con respecto a cuál elegir o qué funciones debería tener para ser considerado como el ideal.
Adaptabilidad y personalización
La primera parte de la decisión tiene que ver con la comprensión de las necesidades de la empresa y, a partir de allí, evaluar cuáles son las características, los módulos, las funcionalidades y soluciones que ofrece el software en cuestión.
- Módulos configurables: un ERP debe ofrecer módulos que se ajusten a las necesidades específicas de cada departamento, sean finanzas, ventas, producción u otros, permitiendo una instalación a medida.
- Escalabilidad: el software debe crecer junto con la empresa, adaptándose a cambios en el volumen de datos, número de usuarios y nuevas funcionalidades. Eso permitirá también ahorrar costes de implementación más adelante.
Integración de procesos
Parte del encanto de un software ERP reside en su integración dentro de todos los procesos que tenga ya la empresa, por lo que no importa el momento en el que llegue un ERP al negocio, siempre podrá potenciar lo ya existente.
- Flujo de trabajo continuo: un ERP eficiente unifica todos los procesos de negocio, desde la gestión de inventario hasta la contabilidad, eliminando silos de información y optimizando la toma de decisiones.
- Integración con otros sistemas: debe ser compatible con otras herramientas que se utilicen dentro del negocio, como CRM, sistemas de contabilidad o plataformas de comercio electrónico.
Facilidad de uso
Lógicamente, un software ERP debe ser fácil de usar. Tanto si es un software con infinitos módulos y procesos para una multinacional, como si se trata de un software ERP para PYMES, debe cumplir con la premisa de ser funcional, de tener una curva de aprendizaje mínima y que sus procesos y módulos principales puedan ser aprovechados desde el primer momento y sin retrasos.
- Interfaz intuitiva: una interfaz clara y amigable que permite que los usuarios se adapten con facilidad a la herramienta. Esto minimiza el tiempo de aprendizaje al tiempo que ayuda a aumentar los niveles de operatividad y producción.
- Capacitación y soporte: un buen proveedor de ERP ofrece programas de capacitación y soporte técnico para ofrecer las garantías que corresponden y así sacar el máximo provecho a las funciones del sistema.
- Este punto es importante incluso en los proveedores que tengan un software que destaque por su usabilidad o sencillez.
Análisis de datos e Inteligencia de Negocios
La analítica y la inteligencia de negocios son hoy esenciales para comprender la toma de decisiones que se llevan a cabo en las empresas. Por tanto, es entendible que sean características que deban priorizarse en la elección de un software ERP.
- Informes personalizados:el ERP debe generar informes detallados y personalizados para que se pueda analizar el desempeño de la empresa y tomar decisiones basadas en datos.
- Paneles de control intuitivos: para visualizar la información clave de tu negocio de forma rápida y sencilla a través de dashboards interactivos.
Seguridad y Compliance
El cumplimiento normativo y la protección de datos, también relacionada con la ley, son aspectos que deben revisarse al momento de escoger un proveedor de software ERP.
- Protección de datos: el ERP debe cumplir con los estándares de seguridad más altos para proteger la información confidencial de tu empresa. Eso garantizará también tranquilidad en los clientes, socios y trabajadores.
- Cumplimiento normativo: hay que asegurarse de que el software cumpla con las regulaciones aplicables a cada industria, como GDPR o HIPAA por ejemplo.
Movilidad
Actualmente, muchos software ERP funcionan directamente en la nube, por lo que no requieren de una instalación en servidores dentro de la empresa. Esto es un beneficio tanto para la seguridad y el mantenimiento por parte del proveedor, como también para la movilidad.
Eso es así porque se podría acceder y trabajar desde cualquier dispositivo, lo que aumentará las capacidades de uso y la eficiencia laboral.
