Check list
Los check list son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Pueden ser en forma de plantillas, listas o formularios.
¿Para qué sirve un check list?
- Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
- Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados.
- Verificar o examinar artículos.
- Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
- Verificar y analizar las operaciones.
- Recopilar datos para su futuro análisis.
Ventajas de un check list
- Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.
- Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.
- Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.
- Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.
- Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.
- Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.
¿Cómo realizar un check list?
- Determinar el área que se quiere evaluar. Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso, además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse. Esta determinación es muy importante cuando una compañía cuenta con varias sedes o localizaciones.
- Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles. Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula. Asegurarse de que todas las partes del checklist estén claramente descritas. Esta herramienta busca quitar problemas y que tengamos un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más básico, mejor.
- Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Esto puede variar de horas a semanas. Además, deben ser períodos realistas y que de verdad aporten información.
- Registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados. Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar.
Tipos de check list
- Verificación de etapas: se usa para secuenciar un conjunto de etapas para el cumplimiento de una tarea.
- Coordinación: para la gestión de proyectos que involucran un equipo grande. Así, este tipo de checklist proporciona el foco para un conjunto de actividades.
- Disciplina: puedes verificar si todas las tareas en un determinado periodo están siendo cumplidas.
- Solución de problemas: relaciona diversas soluciones para resolver errores eventuales. En este tipo tienes un conjunto de instrucciones que se deberán cumplir en una situación de riesgo.
- Tareas: determina las diferentes tareas que deben cumplirse. Podemos utilizarlo tanto para un proyecto general como para organizar pequeños equipos.
Saber más sobre check list
- Definición de «manual de crisis»
- Definición de «prueba»
- Definición de «código de barras»