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Check list

Los check list son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Pueden ser en forma de plantillas, listas o formularios.

¿Para qué sirve un check list?

  • Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
  • Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados.
  • Verificar o examinar artículos.
  • Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
  • Verificar y analizar las operaciones.
  • Recopilar datos para su futuro análisis.

Ventajas de un check list

  • Ayudan a mantener la organización, pues proporcionan los detalles de cada paso de un proceso.
  • Contribuyen con la motivación de los colaboradores, ya que al finalizar cada una de las tareas el cerebro lo considera como una pequeña conquista, lo que libera dopamina y proporciona satisfacción.
  • Favorecen la delegación de tareas, dado que proporciona más confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.
  • Mejoran la productividad, una vez que, al seguir una lista, es posible optimizar el tiempo para cada tarea, permitiendo realizar muchas otras cosas.
  • Fomentan la creatividad, pues, al no tener que recordar los pasos importantes para realizar un proceso, es posible liberar la mente para tareas que requieren ser más creativos.
  • Colaboran con la reducción de errores, puesto que con todo listado es mucho más difícil equivocarse.

¿Cómo realizar un check list?

  1. Determinar el área que se quiere evaluar. Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso, además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse. Esta determinación es muy importante cuando una compañía cuenta con varias sedes o localizaciones.
  2. Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles. Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula. Asegurarse de que todas las partes del checklist estén claramente descritas. Esta herramienta busca quitar problemas y que tengamos un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más básico, mejor.
  3. Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Esto puede variar de horas a semanas. Además, deben ser períodos realistas y que de verdad aporten información.
  4. Registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados. Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar.

Tipos de check list

  • Verificación de etapas: se usa para secuenciar un conjunto de etapas para el cumplimiento de una tarea.
  • Coordinación: para la gestión de proyectos que involucran un equipo grande. Así, este tipo de checklist proporciona el foco para un conjunto de actividades.
  • Disciplina: puedes verificar si todas las tareas en un determinado periodo están siendo cumplidas.
  • Solución de problemas: relaciona diversas soluciones para resolver errores eventuales. En este tipo tienes un conjunto de instrucciones que se deberán cumplir en una situación de riesgo.
  • Tareas: determina las diferentes tareas que deben cumplirse. Podemos utilizarlo tanto para un proyecto general como para organizar pequeños equipos.

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